El viejo doctor McCorrigan entra cubierto de polvo en el lejano pueblo de Coyote Hills, conduciendo su carromato pintado de vivos colores y rodeado por una turba de chiquillos. Ata los caballos delante del saloon, donde ya se está arremolinando una ociosa multitud movida por la curiosidad. En pie desde su carromato anuncia a voz en cuello las virtudes de su linimento de aceite de serpiente: “¡Cura la inflamación de las articulaciones y el reumatismo! ¡Cura los resfriados y catarros! ¡También es bueno para las lombrices y los cólicos! ¡Y además quita las manchas!”

¿Un bálsamo que lo cura todo? Esta escena convertida en tópico de los viejos westerns la seguimos presenciando a diario en las salas de conferencias. ¿Un mismo conjunto de transparencias que sirven para ser proyectadas, como notas para el orador y como documento para leer en casa? ¡Aceite de serpiente!

Los tres elementos físicos en una presentación

En su libro Presentation Zen, Garr Reynolds nos habla de cómo en una presentación existe una tensión dinámica entre tres elementos: 1) las transparencias que tanto tú como la audiencia veis; 2) las notas que sólo tú ves; y 3) el documento para que la audiencia se lleve a su casa y sólo ella verá. El problema surge cuando se busca satisfacer los tres propósitos con un único conjunto de transparencias olvidando que se necesitan tres elementos separados.

1. Transparencias

Mantén tus transparencias tan simples como te sea posible. Nunca deberían ser el documento que se entrega a la audiencia, sino un apoyo para tu presentación. Cuanto más familiarizado te encuentras con el material, menor cantidad de texto tendrás que incluir en las transparencias. La audiencia no está ahí para leer tus transparencias sino para escucharte. Cuanto menor texto hay en la transparencia, más importancia y protagonismo cobras tú.

Transparencias

2. Notas

Utiliza las notas de PowerPoint para incluir todos los detalles que consideres necesarios. Pero recuerda que las notas son para ti, no para que las vea la audiencia. Deberías usarlas para que te ayuden a recordar qué debes decir al mostrar una transparencia, pero jamás para que las utilices durante la presentación. Necesitarías estar muy próximo a la pantalla para poder leerlas, la audiencia se daría cuenta de que estás mirando a las notas, seguirían tu vista y no verían más que la parte posterior del ordenador, además de sentirse ignorados. Evita siempre leer texto durante una presentación. ¡No leas, habla!

Notas

3. Documento

Resulta muy frecuente querer incluirlo todo en las propias transparencias porque luego éstas constituirán el documento que se entregará a la audiencia. ¡Gran error! En su lugar, prepara un documento detallado para repartir a la audiencia y mantén tus transparencias tan simples como te sea posible. Preparar un documento apropiado, con tanto detalle como consideres oportuno, te libera para concentrarte en lo que es importante para una audiencia particular en un día concreto.

Documento

Presenta sin aceite de serpiente

Entrégale un documento a la audiencia y usa las transparencias como material de apoyo para tu presentación. Éstas no deberían tener sentido por sí mismas y por lo tanto sólo serían una distracción si las repartes a la audiencia. Por otro lado, si tus transparencias tienen sentido en sí mismas, entonces ¿qué necesidad había de ti?

Añadir a del.icio.us

- Si lees tus transparencias, pareces idiota

- Si te piden una presentación, no des un documento

¿Qué prefieres que te entreguen? ¿Las mismas transparencias que usó el ponente o un documento con todo los detalles y el texto de la conferencia? ¿Qué sueles hacer tú? Comparte tu experiencia con otros lectores.