Esta entrada ha sido amablemente escrita por Carlos Salas, periodista, escritor y formador en comunicación, autor del libro Las once verdades de la comunicación.

Supongamos que ya nos han enseñado a diseñar una buena presentación en PowerPoint: el color de fondo, las animaciones, la inserción de imágenes y de video, incluso esa introducción impactante que deja boquiabiertos a todos.

¿Y qué escribimos? ¿Cuánto? ¿Cómo?

Bienvenidos a uno de los problemas más básicos de las presentaciones: escribir los textos.

La mayoría de las personas comete alguno de estos errores cuando llega a este punto:

  1. Escribir demasiado.
  2. Escribir cosas que no se entienden.
  3. Escribir cosas aburridas.

El texto de una presentación de impacto debería aspirar a ser un texto de impacto, ¿no?

Una vez entendido esto, vamos a pasar a los trucos. Pero antes, me gustaría que la gente entendiera que hay dos clases de presentaciones en PowerPoint: la que se presenta con un orador y la que se envía por correo electrónico.

La primera puede prescindir de buena parte del texto. Puede basarse en imágenes, en vídeos, en tartas, en gráficos e incluso en objetos que el orador lleve consigo: un cerebro de verdad, un mazo de cartas, dedos de luz o mosquitos (como hizo una vez Bill Gates). Las presentaciones con orador son lo más parecido al show de un monologuista, al espectáculo de un mago o al Club de la Comedia. En muchas ocasiones, hasta las mismas diapositivas llegan a sobrar.

Pero las presentaciones que se envían por correo electrónico no se comprenden sin texto.

Hay presentaciones magníficas que sirven para las dos cosas. Una de ellas es ShiftHappens, una presentación diseñada en 2007 para demostrar que estamos en la era de los cambios ultrarrápidos, y que aún hoy en día está considerada como una de las mejores presentaciones de la historia.

El texto de una presentación debe ser corto. Al grano. Resumir una idea en pocas palabras.

Para ser más claro, cada frase de una presentación debería ser como un eslogan publicitario. Las frases publicitarias basan su éxito en que son cortas y fáciles de recordar. “¿Te gusta conducir?”. “Wir lieben autos”. “Creative technology”.

No es necesario que sean tan cortas, pero sí hay que tener claro que no deben ser largas. Las grandes frases de la historia no son largas. Son cortas y memorables: “Conócete a ti mismo”.

El éxito de los refranes es que funcionan con ese patrón de frase corta y memorable: “Haz el bien y no mires a quien”. “A caballo regalado no se le mira el colmillo”.

Es muy fácil decir que hay que escribir frases cortas, pero ¿hay alguna manera de hacerlo? Por supuesto; estableciendo un límite físico. Tratemos de limitar cada frase a 100 caracteres.

El mejor ejemplo está en el cine mundo: los textos de las películas mudas eran muy cortos porque la gente quería ver las imágenes, no pasarse hora y media leyendo cartelitos. Una escena de amor en la que el galán confesaba sus sentimientos, sería así:

fotograma

Lo cual daba paso a un cartel que sería como éste:

cartel

¿Cómo lo habría hecho una persona sin experiencia en presentaciones? Pues así:

cartel

Lo cual demuestra que deberíamos usar el lenguaje del cine mudo a la hora de hacer presentaciones. Por cierto, ¿no se parece mucho una sala de cine a una presentación? Proyector, pantalla, textos, imágenes… ¿Por qué no usamos el mismo lenguaje del cine mudo?

El segundo truco de la escritura de un buen PPT consiste en usar la interrogación. En preguntar. Preguntar mucho.

La pregunta detonadora de una buena presentación es tan sencilla como: “¿Sabías que?”. Funciona muy bien en cualquier idioma. ¿Por qué?

Porque las preguntas activan la mente de la audiencia. Nos ponemos en ‘modo respuesta’. Es un desafío a nuestro conocimiento como el concurso de pasapalabra. “¿Saben ustedes cuántos campos de fútbol hay en el mundo?”. “¿Saben que ya somos 7.000 millones de personas en este planeta?”. “¿Saben cuántas hormigas hay en el mundo?”.

Hay más formas de preguntar que la de “¿sabían que?”. Cualquiera puede detonar la atención, incrementar el interés y activar la mente.

Introducir preguntas cada cierto tiempo en una presentación ayuda a mantener el interés.

Otro truco de la escritura de presentaciones consiste en huir de las palabras que terminen en ‘ción’, ‘idad’, ‘ento’. La razón es sencilla: suele tratarse de palabras abstractas heredadas de la jurisprudencia, de la política y de los informáticos. Son muy abstractas y las abstracciones suelen obligar a la mente a hacer mayor esfuerzo. La mente es perezosa. No le gusta hacer tantos esfuerzos.

Esas palabras malas son: ‘funcionalidad’, ‘condicionamiento,’ ‘facilitación… Pero hay más como ‘estructura’, ‘sistema’, ‘proceso’…

El truco para saber si tenemos muchas palabras abstractas consiste en leerlas y tratar de dibujarlas. ¿Cómo se dibuja ‘estructura’, ‘funcionalidad’, o ‘sistematización’?

Con un garabato.

En cambio, casa, coche, niño, árbol, libro… son muy fáciles de dibujar. Si son fáciles de dibujar, son fáciles de concebir. Le gustan a la mente.

Esto quiere decir que si usamos muchas palabras y conceptos abstractos en nuestra presentación, haremos que la audiencia desconecte y piense al final en la factura de la luz, en lugar de en nuestra magnífica presentación.

En resumen, cuidar los textos, hacerlos cortos, comprensibles y sobre todo ‘imaginables’, son las claves para escribir una buena presentación.

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DIÁLOGO ABIERTO

Y tú, ¿qué pautas sigues al escribir el texto de tus PowerPoints?

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