La audiencia es el elemento más importante que debes tener en cuenta a la hora de preparar una presentación, y esto es algo sobre lo que trabajamos a fondo durante nuestros Cursos de Comunicación de Alto Impacto. No obstante, eso no debe hacer que perdamos de vista al agente principal —el protagonista— del acto de comunicación: tú. Tú eres el origen y vehículo principal de la comunicación y (por seguir con la metáfora) debes asegurarte de que todo esté a punto para que tu audiencia se embarque contigo en el viaje hacia la transformación que le propones. Un prontuario sirve justamente para eso, pues no es más que una lista de cosas que deben tenerse en cuenta cuando se necesiten. Recuerda y repasa las siguientes recomendaciones la próxima vez que necesites comunicar para inspirar a un cambio en un auditorio:

La comunicación empieza contigo
Prepárate mentalmente para conectar con tus oyentes o espectadores antes de colocarte delante de ellos. Dedica el tiempo que sea necesario para que tu mensaje quede claro en tu mente y tu actitud sea la adecuada. Horas, días, semanas, meses… Cuanto haga falta. Anota esta máxima y recuérdala a menudo, pues es una de mis favoritas: «El líder que comunica bien en público, ha pensado bien en privado antes».

Adapta la información a las características de tu audiencia
Jamás se insistirá lo suficiente sobre esta idea. En la medida en que logres eludir la maldición del conocimiento, conectarás mejor con tu público. Además, todos los que te escuchen agradecerán cualquier gesto, referencia o indicio que dé a entender que te has tomado la molestia de ajustar tus mensajes a sus necesidades y circunstancias particulares.

Asegúrate de que tu aspecto refleje las cualidades que quieres transmitir
Dedica unos minutos a contemplarte en el espejo. No te preocupes, no será por vanidad ni presunción. Simplemente, recuerda que las apariencias importan y que tu atuendo y tu semblante actuarán como amplificadores de las cualidades que deseas proyectar. La confianza, la seguridad, el valor, la fortaleza, la comprensión, la humanidad, la sabiduría, tienen su propio «rostro», por así decirlo. Quizá no sepamos describirlo, pero todos —tu audiencia también— somos capaces de reconocerlo en cuanto lo vemos.

Asegúrate de que los apoyos visuales que utilices estén a la altura de las circunstancias
Este punto es una extensión del anterior. El aspecto de las diapositivas que utilices y de los materiales que entregues debe dejaros en buen lugar a ti y a tu empresa, así como transmitir visualmente las cualidades y los valores adecuados.

Prevén y elimina todas las distracciones posibles
Aunque el famoso Murphy tiene la fea costumbre de asomar la cabeza sin avisar en reuniones donde nadie lo ha invitado, asegúrate de que nada te desplace del foco de atención. Llega al auditorio con antelación para familiarizarte con él y probar todo el equipo que vayas a utilizar. Apaga o silencia tu teléfono móvil y, si lo ves apropiado, pide a tu audiencia que haga lo mismo. Comprueba que tu micrófono y el pasador de diapositivas tienen pilas nuevas o con carga suficiente. Ten a mano el agua y el resto de material que vayas a necesitar. En definitiva, procura ofrecer a tu audiencia un acto comunicación que fluya como la seda.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Tienes tu propio «prontuario del comunicador»? ¿Qué elementos incluyes en tu lista?

[Créditos: Business Startup Concept With Checklist, ShutterStock ]

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