Hojeando de nuevo el magnífico manual de Bruce Gabrielle titulado Speaking PowerPoint. The New Language of Business (Insights Publishing, 2010) me han llamado la atención algunas de las críticas más comunes que se hacen a las presentaciones que emplean diapositivas de PowerPoint. Me ha chocado especialmente una de ellas, atribuida a un tal T.X. Hammes, coronel jubilado de marina estadounidense, quien afirmaba: «PowerPoint es una herramienta decididamente hostil para la toma de decisiones bien razonadas». (Pido disculpas por lo pedestre de la traducción, pero me interesaba destacar el adjetivo. Me parece exagerado, pero entiendo los motivos que pueden llevar a que una persona emplee ese lenguaje para opinar acerca de un simple programa informático). Como señala Bruce Gabrielle, PowerPoint no es más que una herramienta. Como tal, no puede ser hostil ni favorable a nada ni a nadie. Sería como culpar a los tenedores y a las cucharas por la obesidad en el mundo. En realidad, las críticas están motivadas por el uso irreflexivo de PowerPoint. Según el autor, se pueden agrupar en cuatro categorías. Veamos cada una de ellas y qué podemos hacer al respecto.
1 Falta de mensajes claros
Habitualmente, las diapositivas de PowerPoint son el refugio del pensador perezoso. En lugar de presentar ideas claras y concretas, muchos presentadores se conforman con proyectar listas de ideas vagas, a medio cocinar, por así decirlo. En estos casos, la audiencia echa en falta mensajes centrales claros, concretos y directos. La solución es sencilla: dedica el tiempo necesario a pensar y asegúrate de que cada diapositiva transmita un mensaje inequívoco. Evidentemente, cada uno de estos mensajes debe ser congruente con respecto al mensaje principal de la presentación y reforzarlo.
2 Diapositivas difíciles de entender
Por mucho que uno se sienta orgulloso tras haber logrado encajar en una misma diapositiva cuatro gráficos de sectores y una lista de seis puntos, lo cierto que es el exceso de información no ayuda a comunicar; al contrario, resulta abrumador. Solución: escribe el mensaje de cada diapositiva en la caja superior donde la gente suele escribir el título. Redáctalo como una oración completa de no más de dos líneas y con sentido pleno. A continuación, proporciona los detalles. De este modo, a cualquiera que no desee esforzarse demasiado en prestarte atención le bastará con leer las cabeceras de tus diapositivas para seguir tu exposición sin dificultad.
3 Diapositivas feas
¿Verdad que prefieres las cosas bonitas a las feas? Pues a tus espectadores les ocurre lo mismo: prefieren las diapositivas bonitas a las feas; pero, además, las bonitas aumentarán la probabilidad de que acepten tus ideas. Recuerda: lo feo causa rechazo; lo bonito, atracción. Solución: aprende los principios básicos de diseño gráfico que darán a tus diapositivas un aspecto más atractivo y profesional.
4 Uso de diapositivas para fines equivocados
En este blog nunca nos cansaremos de insistir: no uses PowerPoint como una muleta en la que apoyarte para recordar qué tienes que contar en cada momento. Leer listas de viñetas no es el mejor uso que le puedes dar a tus diapositivas. Solución: aprende y ensaya tu presentación de principio a fin, y usa diapositivas sólo para comunicar allí donde tú no alcances.
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DIÁLOGO ABIERTO
¿Qué otras críticas le harías al uso habitual de PowerPoint?
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