Cuando visitamos a nuestros clientes de Agencia, nos suelen confesar que las plantillas corporativas no son santos de su devoción. Vamos, que las detestan. Al usar la plantilla de su empresa muchos empleados se sienten encerrados en un corsé para la imaginación. Cuando ves las plantillas que les obligan a usar entiendes su malestar. Después de muchos años visitando empresas, estos son los cinco errores más frecuentes que nos hemos encontrado.
1Tamaño de letra demasiado pequeño
No nos engañemos. En muchas empresas las plantillas en PowerPoint no están pensadas para crear contenido altamente visual para proyectar ante una audiencia sino para crear documentos para imprimir o para leer en tu pantalla. Por este motivo, la letra de títulos y del cuerpo todavía suele verse pequeña, demasiado pequeña. ¡El texto debe leerse más allá de la quinta fila!
Los creadores de las plantillas necesitan evitar pensar en ellas como en documentos de papel y más como recursos gráficos para ayudar a los ponentes a contar sus ideas, no a leerlas desde la pantalla delante de la audiencia. Una presentación no es un documento.
Y si el objetivo es poder crear presentaciones tanto para imprimir como para pantalla, entonces te animo a que conozcas la Diapositiva Universal: pensada para ambos medios, sin más que un ligero cambio.
2Poco contraste entre fondo y texto
Una vez más se olvida que las diapositivas son para proyectar en una pantalla. Resulta crucial que exista un buen contraste entre el fondo y el texto. Suele ser una pésima idea utilizar imágenes como fondo para todas las diapositivas. A menudo arruinan el contraste y además la audiencia se cansa rápidamente de ver la misma imagen como fondo una y otra vez. En ocasiones se usan degradados como fondo, que consiguen un buen contraste en algunas zonas, pero malo, en otras.
Lo más recomendable es utilizar fondos con colores planos. Si las diapositivas se van a imprimir, entonces opta por el color blanco o uno muy claro. ¡Ahorrarás mucho tóner! Y si eliges fondo oscuro, asegúrate de que el contraste es bueno en toda la diapositiva, en cualquier tipo de cañón de proyección y en monitores de TV.
3Poco espacio útil
Algunas plantillas tienen tantos elementos accesorios, que no queda espacio para el contenido. Meten de todo: uno o varios logos, cabeceras, pies, barras laterales, fotos de adorno, qué sé yo. Y cuando el pobre empleado quiere meter su contenido, ¡ya no hay hueco!
Volvemos de nuevo al pensamiento limitante de la presentación como documento. A ver. Una cosa son las diapositivas para imprimir o enviar por email: una vez distribuidas, les pierdes la pista. Las podrán copiar, repartir, diseminar o vaya usted a saber qué. Otra película completamente diferente son las diapositivas proyectadas en la pantalla. Párate a reflexionarlo. En estas diapositivas para pantalla, ¿realmente son necesarias las exenciones legales, los avisos de copyright, la sopa de logos, el número de diapositiva, la fecha, etc.?
Antes de incluir o no un elemento, nada como pararse a pensar: ¿le resulta útil a la audiencia? ¿No? ¡Pues no se pone!
4Tamaños de archivo gigantescos
Algunas plantillas incluyen tantas fotos de fondo y elementos similares que alcanzan tamaños mastodónticos. Una presentación en blanco con una plantilla muy pesada puede llegar a los 20 ó 30 megas ¡sin haber creado aún ni la primera diapo! Si pasa de 1 MB, ¡se ha pasado!
Para evitar sobrecargar los discos duros de los empleados y desbordar sus canales de comunicación, nada como una plantilla ligera, con fotos del tamaño adecuado a la resolución máxima de pantalla, sin excesivas parafernalias.
5Temas estándar de Office, en lugar de personalizados
Aunque parezca mentira, son muy pocas las empresas en las que nos hemos encontrado una plantilla que adapta el Tema de Office a la tipografía y colores corporativos. Personalizar los Temas resulta clave para poder utilizar la paleta de colores y la tipografía corporativas no ya en todas las presentaciones en PowerPoint, sino en todos los documentos de Office: Excel, Word, Access, Outlook, etc.
Antes de crear el Patrón de diapositivas, es necesario personalizar el Tema: colores, fuentes, efectos de formas y estilos de fondo.
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DIÁLOGO ABIERTO
¿Qué opinión te merecen las plantillas corporativas que ves habitualmente?
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