Hace unos días asistí a una presentación en un congreso en la que al conferenciante parecía animarle un único objetivo trascendental: transmitir tanta información como le fuera posible en los 20 minutos asignados. Ecuaciones, gráficos, teoremas, contenido suficiente para llenar un cuatrimestre docente, pasaron llenando la pantalla a ritmo vertiginoso. Cuando aún no había terminado yo de interpretar una gráfica o de analizar una ecuación, el conferenciante ya había pasado a la siguiente transparencia. Al cabo de unos pocos minutos, era incapaz de seguirle el ritmo y terminé desconectando. A mi alrededor otros asistentes parecían absortos en sus portátiles o en el libro de actas. El ponente había terminado hablando solo, porque la audiencia, aunque físicamente en la misma sala, hacía tiempo que había viajado a otros mundos. Se trata de un error que cometemos a menudo cuando hablamos sobre “nuestro tema”: pretendemos contarlo todo sin tener en cuenta a la audiencia.
¿Alguna vez nos hemos parado a reflexionar sobre cuáles son los objetivos de una presentación sea ésta del tipo que sea? Según la ocasión, podemos pensar que presentamos para convencer a un comprador potencial, o para explicar nuestras ideas a colegas, o para proponer un proyecto con el fin de encontrar financiación, … Rememora por ejemplo la última presentación que hayas realizado: ¿cuáles eran sus objetivos? Te vendrán a la cabeza multitud de respuestas:
- Convencer a adversarios
- Persuadir a inversores
- Informar a usuarios
- Explicar a compañeros
- Compartir con colegas
- Vender a clientes
- Impresionar a jefes
- Inspirar a jóvenes estudiantes
- …
Si lo piensas bien, esa clase de respuestas puede constituir el propósito fundamental que te animó a preparar tu presentación en primer lugar, pero los objetivos reales, a los que los anteriores están subordinados, son otros. El objetivo fundamental es único: comunicar el mensaje.
Según Stephen M. Kosslyn, profesor de psicología de la Universidad de Harvard, existen tres objetivos que prácticamente definen cualquier tipo de presentación (científica, comercial, financiera, lo que se te ocurra), con independencia de su propósito: 1) conectar con la audiencia; 2) dirigir y mantener la atención; y 3) fomentar la comprensión y el recuerdo. Estos tres objetivos constituyen tres claves para el éxito de toda presentación. Consigue alcanzarlos en tus presentaciones y serás un maestro del arte de presentar. Como se verá en las entradas del blog, conseguirlo no es tan complicado como podría parecer a primera vista: basta con esforzarse en ello. Toda presentación es un acto creativo y la creatividad exige tiempo. Dedícaselo y los resultados serán muy gratificantes.
Conectar con la audiencia
Cuando se prepara una presentación debe tenerse en cuenta el tipo de audiencia a quien está destinada. El mensaje debería conectar con sus objetivos e intereses. Sólo así la comunicación resultará eficaz. No puede darse la misma charla ante audiencias distintas. Los conceptos, la jerga, el lenguaje, el nivel de profundidad deberán adaptarse a cada audiencia en particular. Un error común consiste en querer proporcionar tanta información como sea posible sobre el tema, inundando con tablas, resúmenes, datos, estadísticas, pasando totalmente por alto qué puede interesar a la audiencia. Cuando uno es un experto en un tema, resulta muy difícil ponerse en la piel de alguien que no comparte ese nivel de conocimientos, fenómeno que los hermanos Chip y Dan Heath denominan “la maldición del conocimiento”. El resultado final es que uno termina hablando para sí mismo y no para la audiencia. Cuando se muestra la última transparencia con la lista de conclusiones, se tiene la sensación de haber comunicado las ideas, cuando en realidad lo único que se ha hecho ha sido “vomitar” datos sin digerir. El conocimiento previo de cómo es la audiencia y cuáles son sus expectativas nos ayudará a conectar con ella y a que ella no desconecte de nosotros.
Dirigir y mantener la atención
La atención de la audiencia es como un pez escurridizo. Hay que atraparla desde el principio y conservarla hasta el final. Debería conducirse a la audiencia para que preste atención a lo que es importante. Una buena estructura de la presentación, ayudada por un buen diseño del material multimedia que la acompaña (transparencias, vídeos, animaciones, etc.), junto con anécdotas, historias, ejemplos, analogías, son como anzuelos que ayudan a captar el interés y mantenerlo. Michael Alley utiliza una bella metáfora: “Una presentación es como un viaje por mar”. En primer lugar, podemos perder a la audiencia en el muelle porque los objetivos de la charla no están claros, su idea fundamental no es evidente, se desconoce el nivel de conocimientos requerido para entenderla, la audiencia no tiene claro por qué habría de importarle, etc. En segundo lugar, podemos perderla en alta mar cuando la estructura y organización de nuestra presentación son débiles o confusas, la ahogamos en un mar de detalles irrelevantes que distraen del mensaje fundamental, utilizamos un diseño pobre de las transparencias, nuestra exposición es monótona y aburrida, etc. Por último, podemos perderla al llegar a tierra si no queda claro cuál era la idea o mensaje fundamental que se deseaba transmitir y todo se olvida al salir por la puerta. El buen presentador, como el buen patrón, arriba siempre a buen puerto.
Fomentar la comprensión y el recuerdo
Incluso los mayores sabios del mundo poseen una capacidad intelectual limitada y finita. Existe un límite a la cantidad de datos que pueden asimilarse en un tiempo dado. Inundar a la audiencia con información no ayudará a que ésta la comprenda ni la recuerde. Una presentación debería ser fácil de seguir, comprender y recordar. La psicología y las neurociencias acuden en nuestra ayuda en este aspecto. El conocimiento de cómo funcionan los procesos mentales de nuestro cerebro nos ayudará a crear presentaciones que permitan a la audiencia comprender y retener más fácilmente el material. Muchas entradas de este blog se dedicarán a examinar diferentes principios psicológicos y su mejor aplicación al arte de presentar.
La próxima vez que realicemos una presentación deberíamos plantearnos estas preguntas: ¿estoy conectando con la audiencia?, ¿estoy captando y dirigiendo su atención?, ¿comprenden y podrán recordar lo que les cuento? “El Arte de Presentar” intentará proporcionar las herramientas necesarias para que la respuesta sea siempre afirmativa.
oh pues creo que ya entendí y espero que mi presentación sea el mejor
entonces para toda presentación habría que saber cuantos peces hay en el mar 🙂
El seguir los consejos antes descritos me ayudaron en una de mis presentacioes con alumnos del IV semestre de Acuacultura en la UES. Espero seguir encontrando nuevos tips para desarrollar presentaciónes eficaces.
La audiencia es lo más importante a la hora de hacer una presentación, la idea es mantenerla interesada en el tema y cuando se termine dicha presentación se lleven el mensaje ya que este era el objetivo.
La audiencia lo es todo, es lo mas importante, si no hay audiencia no existimos en esto, es muy difícil pararse al frente y exponer, pero todo se aprende, aunque hay personas que nacen con el don del habla no se les hace difícil ponerse al frente y hablar frente a miles de personas ellos tienen a la audiencia concentrada en lo que están exponiendo, es muy importante tener al público atento a cada palabra y hay varias maneras de captar toda la atención.
Wowww, esto significa que no sólo deberíamos dominar el tema del que hablamos sino conocederle al auditorio toda la atención e importancia que merece.
Exacto, la audiencia es el centro, el alfa y omega de toda presentación. Es la razón por la que el ponente está delante. Es quien da sentido a la presentación. La audiencia es el protagonista y no tú,
CLARO QUE SI SER PARTE DE ELLOS Y NO SENTIR A NADIE IMPORTANTE
En la Retórica antigua, se habla de «auditores benevolos, dociles, attentos parare», esto es, «tener a los oyentes dispuestos a valorar favorablemente nuestras ideas (benevolos); tenerlos dispuestos a dejarnos hablar (dociles); capturar su atención (attentos)». Las intuiciones psicológicas de los rétores están siendo confirmadas ahora por la moderna Psicología de la manera más objetiva, o sea, ignorando que ya se había formulado lo que ahora se descubre.
Lo cierto es que en Retórica poco se ha avanzado en los últimos 2300 años desde que Aristóteles escribiera su magna obra. Es reconfortante saber que la ciencia moderna confirma lo que ya sabía la intuición antigua.
Tuve la ocasión de ver y escuchar a D. Gonzalo Álvarez Marañón en una de sus ponencias. Fué maravilloso. Desde el primer momento captó la atención de los todos asistentes, nos introdujo en el laberinto de los delitos informáticos de forma amena, educativa y divertida.
Ha sido un gran acierto la creación de este blog, que hasta hoy no he conocido, y creo que mucha, muchísima gente debería ponerse las pilas y utilizar los medios que se proponen. Quienes solemos asistir a conferencias y jornadas lo agradeceríamos. Posiblemente sería, además, una manera de conseguir más asistentes para futuras conferencias.