Haciendo limpieza en mi trastero durante el fin de semana, cayeron en mis manos unas viejas fotocopias de fotocopias de fotocopias de cuando estudié la carrera de Ingeniero de Telecomunicación. Pertenecían al libro Technical Writing in the Corporate World de un tal Herman Estrin. Me gustó la aportación que hacía sobre las Cinco C’s de la Comunicación Escrita: para mejorar la calidad de tus documentos, asegúrate de que sean concisos, completos, concretos, correctos y coherentes.

Un líder comunica a través de muchos canales, no sólo el verbal. La comunicación escrita ocupará buena parte de tu volumen diario de comunicación. Antes de enviar un documento, informe o email, asegúrate de que cumple con los siguientes cinco criterios.

1CONCISIÓN

Muchas palabras, frases y hasta párrafos pueden eliminarse felizmente de un documento: no sólo no sufrirá su comprensión, sino que ganará en claridad. Si puedes usar una palabra, no uses dos. Huye de circunloquios, perífrasis, repeticiones, ripios y archisílabos. Agilizarás la lectura de tus documentos y facilitarás la rápida comprensión del texto.

“Hablar oscuramente lo sabe hacer cualquiera; con claridad, muy pocos.”
—Galileo Galilei

2COMPLETITUD

Un documento completo responderá a todas las preguntas que el lector pueda plantearse. Haz el esfuerzo de meterte en la piel del lector para anticipar los interrogantes que suscitará la lectura de tu texto. Aporta los detalles necesarios para su comprensión, ni más ni menos. No escribes para ti sino para el lector. Si dejas cabos sueltos, se quedará con sensación de insatisfacción porque tu documento no servirá al propósito para el que fue creado.

3CONCRECIÓN

Evita siempre expresiones vagas o ambiguas. Cuando revises tu documento, pregúntate qué querías decir exactamente con expresiones como “generalmente”, “más o menos”, “bueno”, “malo”, “esto”, “cosas”, y así sucesivamente. Sustitúyelas por datos, hechos y expresiones que documenten por completo tus afirmaciones. A veces esta clarificación te conducirá a añadir frases y hasta párrafos extra. No importa siempre y cuando te asegures de que tus ideas quedan claras para ti y para tu lector.

4CORRECCIÓN

No te detengas en una redacción correcta desde un punto de vista gramatical y ortográfico. Busca también corrección en el contenido: verifica tus fuentes, valida tus datos, revisa tus conclusiones. El propósito de muchos documentos será guiar e informar la toma de decisiones. Tu documento ha de ser correcto si ha de conducir a decisiones correctas.

5COHERENCIA

Cuanto más técnico es un documento, más probable resulta que sus lectores pierdan el hilo de tu argumentación y se ahoguen en los detalles. Esfuérzate por alcanzar un sentido de unidad en tus documentos de manera que los lectores sean capaces de seguir cómodamente la información. Tienes a tu disposición tres estrategias:

  • Palabras y frases de transición: Utiliza conectores y frases apropiadas para pasar de unos temas a otros de forma suave.
  • Repetición de términos clave: Repítelos en lugar de omitirlos o de buscar sinónimos para guiar al lector a través de explicaciones completas. Ayuda también la redundancia: proporcionar abstracts, resúmenes, objetivos, anticipar puntos a tratar, arrancar con conclusiones, etc.
  • Gráficos: La información visual del propio texto a través de su maquetación ya ofrece una coherencia que ayuda al lector a su comprensión.

Siempre que escribas un documento, utiliza estas cinco C’s como criterio de evaluación de su efectividad.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Qué otros criterios sigues a la hora de crear buenos documentos, que informen, inspiren e iluminen?

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