La semana pasada tuve el placer de impartir nuestro programa de comunicación Excellence en inglés a un magnífico grupo de jóvenes científicos de varias nacionalidades. Muy pronto, sus preguntas y objeciones a las ideas que yo les planteaba me revelaron los problemas con que se enfrentaban inconscientemente.
Todo les parecía igual de importante. Hasta el más pequeño detalle de su contenido debía encontrar su hueco en la presentación. Por eso siempre terminaban diseñando diapositivas horribles, llenas de gráficos que apenas se veían. Por eso hablaban en público deprisa y nerviosos: ¡no tenían mucho tiempo para decirlo todo! Por eso nunca acababan sus presentaciones dentro del tiempo asignado.
Deseaban ser aceptados en la comunidad científica y temían vulnerar las «reglas de comunicación» transmitidas por cada generación a la siguiente.
«Mi director de investigación siempre me dice que quiere ver TODO en mis diapositivas».
«En los congresos científicos a los que voy, lo importante es mostrar a los demás cuánto sabes».
«En los congresos de ciencia siempre se ha hecho así y es lo que la gente espera. Si lo haces de otra forma, no te toman en serio».
A pesar de las razones y argumentos que yo les presentaba, me daba cuenta de que aquellos jóvenes científicos se resistían a creer que los principios de comunicación de El Arte de Presentar pudieran aplicarse a ellos.
Aproveché un descanso para pedirle un favor al director del programa, un científico mayor que ellos, conocedor y seguidor de El Arte de Presentar, con muchas presentaciones de ciencia a sus espaldas. Le expliqué los prejuicios que el grupo me estaba planteando y le pregunté si le importaría compartir durante unos minutos las lecciones que había aprendido a lo largo de su experiencia como presentador de asuntos científicos. Quizá si aquellos jóvenes le escuchasen explicar cómo el mismo había mejorado su forma de comunicar, se mostrarían más receptivos al contenido del curso.
Accedió con mucho gusto. Y todo me resultó mucho más fácil tras su breve intervención.
¿Qué les explicó? Ideas y principios que sin duda conocerás si eres seguidor habitual de este blog:
¡Ya apenas uso diapositivas!
Cuando piensas (equivocadamente) que el objetivo de tu presentación es describir tus investigaciones de principio a fin o contar tu próximo artículo académico desde la primera hasta la última página, ¡no te extrañes si necesitas decenas de diapositivas! Siento decepcionarte, pero ese no es el objetivo de una presentación. Con suerte, tendrás 15 ó 20 minutos para explicar unas pocas ideas a tu audiencia. Aprovecha ese tiempo para conectar con ella, para brindarles algunas ideas que les puedan ayudar, y para resolver sus preguntas. Si realmente es necesario, proyecta un par de imágenes que aclaren lo que tus palabras no pueden llegar a describir. Para todo los demás, apaga el proyector y di adiós a las diapositivas.
Tres mensajes claros, y poco más
«Menos es más», les repitió (yo ya lo había hecho antes) aquel científico a los jóvenes que participaban en el curso. No pretendas atiborrar las cabezas de tus oyentes con datos e información. Muchos ni siquiera te van a prestar atención. Y aquellos que te atiendan, serán incapaces de recordar todo. Menos es más. Ve al grano. Prepara tres ideas sencillas y esfuérzate por explicarlas con claridad. No creas que tendrás tiempo para mucho más.
Tú, no PowerPoint, debes ser el centro de la presentación
Y, así, tendrás al menos una oportunidad de que tu audiencia no sólo recuerde a tus ideas, sino de que te recuerde a ti. Tendrás una oportunidad de resultar memorable. Y, cuando hayas terminado, algunos de los espectadores querrán acercarse a ti para intercambiar datos de contacto o para hacerte sugerencias y preguntas.
DIÁLOGO ABIERTO
¿Puedes poner un ejemplo de una presentación científica que te gustó especialmente?
Esta es una experiencia, pero dice mi abuelo: de todo se aprende
Sucede que un día, un compañero de la universidad me pide que ayude a su tía en la presentación, ojo, no dijo en el diseño, sino en la presentación. Yo le digo ok que me busque
No paso 2 minutos y suena el celular, la señora quería verme lo más pronto posible y le dije que si le parecía bien a media tarde nos reuníamos
Respondió que era urgente y que no podía esperar, ok me encuentro en mi casa, dígame donde nos podemos encontrar para tomar un café y conversar.
Inmediatamente me replica, yo tengo carro, voy a su casa.
Entendí que existía un dilema y ya que el compañero de trabajo me pedía el favor, acepté.
A los pocos minutos estaba en la puerta de mi casa un humilde carrito del año, preguntaron por mí y me presente, sin perder el tiempo, el conductor me pidió que por favor subiera. En el camino no se habló pues quien me recogió era “su chofer”
Sucede que la señora en cuestión días atrás había defendido su tesis doctoral m si era una PhD, y que en esta ocasión tenía que defender otra en una “prestigiosa universidad”, es decir, era su segundo PhD. Se presento la Doctora “X” y me comenzó a contar que tenía “N” artículos científicos y yo escuchando.
En un determinado momento pedí revisar tu investigación, allí empezó todo (hey Pique no es contigo)
Exclamo con un tono de queja, que todo era culpa de su secretaria, que se enfermó y no le hizo las diapositivas y por eso recurría a mí. Me quede callado, intentando escuchar sobre su temática a desarrollar, pero la señora en cuestión, no recordaba de manera certera el contenido de su investigación pues todo lo había dado a su secretaria.
Me permite revisar su trabajo, era la segunda ocasión en menos de 5 minutos que solicitaba tal documento para poder empaparme del tema. Me repitió que no tenía el trabajo final porque la secretaria (si, nuevamente la menciono) se había enfermado y por ende no había terminado.
Después de unos pocos minutos de revisar el planteamiento y los objetivos, entendí (o medio comprendí) a donde apuntaba la investigación.
Ok, señora X, ¿usted desea prepararse para su presentación?
No señor, yo quiero que me la haga y me invito a sentar frente a un computador
Yo lo acompaño y le digo lo que tiene que poner.
Dos ocasiones y llamo presentación al diseño de diapositivas, en este caso, PowerPoint
Como ya tenía cierta pericia en estas lides, comencé realizando la estructura para luego colocar contenido. La señora X quería que cada diapositiva contuviera una buena cantidad de párrafos.
Por la experiencia pude aceptar que eso fuera de tal forma. Pero solo momentáneamente.
Una hora después, tenía un primer bosquejo listo para depurar. 54 diapositivas.
La señora X me indica sutilmente, que todo lo que tenía que hablar, debía estar en las diapositivas y por ende a ese primer bosquejo le faltaba contenido. Además de ello, hizo hincapié que cada contenido debería tener un efecto especial para “hacer énfasis”
Dos horas después, obtuve un Frankenstein. 135 diapositivas. No me gusto para nada lo que se había realizado. Era contra lo que siempre luchaba, el copiar y pegar del procesador de texto al gestor de diapositivas. Incentivaba la lectura y no la presentación de un contenido.
Señora, ya estamos casi por terminar, pero no me siento cómodo con lo realizado, por favor, ¿me permite hacer algunas ediciones?
Me miro algo asombrada y me dijo ok
Para no perder tiempo, grabe y renombre el archivo. Edite el archivo, sintetice contenido, agregue íconos, coloque imágenes con referencia al tema. Quedaron 32 diapositivas.
La señora X se acerca y me dice que visualmente le agrada pero que el tutor y jurado querían más contenido.
Señora X ¿entiende que es deber del jurado y de su tutor leer la tesis propuesta y conocer la temática?
La réplica que obtuve ¿Usted entiende que lo necesito para hoy porque mañana debo defender y me desespera esta situación?
Señora no estoy de acuerdo con esto, allí tiene el trabajo realizado, espero le pueda servir, pero señor le falta colocar el agradecimiento, donde debe ir la imagen de la virgen y tiene que agregar una frase de preferencia de este científico.
Procedí a sacar copia de todo, lo guardé en mi correo y le dije que ya eran las 11 de la noche, que debía retirar. No se preocupe que yo hago que lo lleven.
Por dentro, era un conflicto interno, seguir participando de tal situación que intentar lidiar de otra forma con la eventualidad. El factor tiempo apremiaba.
Mi esposa me escribió mensaje por Gmail, preocupada porque donde estaba no había recepción de celular y no había podido “cuaimearme”
Termine a mi manera con lo que creía necesario. La señora X me dijo que faltaba la virgen con el refrán.
Señora, disculpe, aproveche esta última diapositiva y coloque un resumen de los 4 puntos más resaltantes de su investigación. La intención es que el jurado aprecie su capacidad cognitiva. Me disculpa, ahora tengo que partir, en casa me esperan.
Llamo a su esposo y le injirió que me llevara a casa.
Nunca más supe de la señora, ni las gracias ni una oferta de pago ni nada. El compañero que me llamo, me dijo que todo estaba espectacular, que le habían dado mención honorifica y que lo único que a él no le gusto fue la última diapositiva. Pregunte el motivo; la virgen que colocaste no tenía buena resolución.
Ayer la volví a ver, estaba en el mismo lugar donde voy a cenar los domingos. Me reconoció porque me miro, pero volteo la mirada.
La moraleja de este coloquio, se la dejo a ustedes, para mí fue un momento del cual aprendía confrontar de diferente manera.
PostScript. Nos hace falta tanto, pero tanto, que personas como Don Gonzalo pueda seguir esparciendo su conocimiento y sobre todo su arte.
Hola a todos.
Perdón por la molestia, me gustaría compartir con ustedes una experiencia al respecto, algo larga, pero es una vivencia que me ayudo a entender algunas cosas y que quizás a ustedes les pueda servir
Por tal razón, pido permiso para redactar un texto, no largo, pero si conciso.