¿Tú también quieres hablar bien en público? ¿Envidias la naturalidad que demuestran otros en un discurso o un brindis? Créeme, no hay ningún secreto. Todas las personas que demuestran comodidad hablando ante una audiencia, da igual que sea pequeña o grande, lo han conseguido a fuerza de práctica y ensayo. Esa naturalidad que te hace dudar si el orador está improvisando o realmente habla siguiendo un guion interno se consigue también a base de práctica. Cuanto más ensayas en privado el contenido de sus presentaciones, mejor sabes qué debe decir. Cuántas más veces hablas ante una audiencia o una cámara, mejor lo haces y más natural y espontáneo suena. Así de simple, pero no sencillo.

En una entrada anterior titulada «Seis consejos para ensayar tu próxima charla TED» expliqué mis consejos para lograr que un discurso ensayado parezca espontáneo. Hoy me gustaría abundar en la cuestión con algunos consejos más.

NUNCA IMPROVISES

Parece paradójico, pero la clave para que tu discurso parezca espontáneo es ensayarlo a conciencia. Por breve que sea lo que tengas que decir, nunca improvises. Lleva siempre contigo al menos unas ideas o palabras anotadas en el teléfono móvil o en una hoja de papel. En inglés se emplea el término impromptu para denotar que algo se hace espontáneamente y sin preparación. Procede del latín in promptu, que significa «en disposición de hacer algo». Así que, la próxima vez que hables en público, prepárate para estar en disposición de hacerlo bien.

PREPÁRATE CON SUFICIENTE ANTELACIÓN

¿Cuánta antelación? Depende de cuánto tiempo vayas a tener que hablar y de lo importante que sea la ocasión. Por ejemplo, hace un par de días tuve que grabar un vídeo de un minuto para un anuncio de una campaña de promoción. La víspera redacté unas pocas líneas de texto con las ideas principales (nunca más de 3 o 4, ya sabes por qué). Unos minutos antes de plantarme delante de la cámara, las repasé varias veces para recordarlas. También aproveché para calentar los músculos de la cara y las cuerdas vocales con unos sencillos ejercicios logocinéticos. El técnico pulsó el botón de grabar y comencé mi discurso «espontáneo». Improvisé las palabras que dije, es verdad, pero seguí punto por punto las ideas que había preparado. El vídeo quedó bien al primer intento.

NO PREPARES UN TEXTO, PREPARA MENSAJES

Tres o cuatro mensajes redactados con sendas frases cortas te bastarán para improvisar un breve discurso. Simplemente, pronuncia el primero tal y como lo has escrito y dedica después unas palabras a explicarlo. Si conoces el asunto del que hablas, no te resultará difícil improvisar una corta explicación. Y si no lo conoces… ¡encuentra a la persona adecuada para hablar sobre ese asunto!

UTILIZA UNA PEQUEÑA PLANTILLA MENTAL

Memoriza este esquema y úsalo siempre que tengas que improvisar unas palabras:

1. Conecta con la audiencia: agradece su atención, expresa tu satisfacción por la oportunidad de hablar, muéstrate contento por lo que vas a comunicar… No te compliques.
2. Enuncia el mensaje: pronuncia la frase que has preparado. Prepara uno o varios mensajes, en función del tiempo del que dispongas para hablar.
3. Explica el mensaje: uno o dos argumentos de apoyo pueden bastar.
4. Concluye: animando a la audiencia a hacer algo o dando las gracias nuevamente.

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¿Has improvisado alguna vez ante la audiencia? ¿Qué tal fue la experiencia?

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La semana pasada publiqué un nuevo episodio de nuestro podcast titulado Curso exprés de presentaciones en cinco Superlecciones. En él explico los cinco puntos imprescindibles a los que debes prestar atención para preparar una presentación eficaz cuando el tiempo apremia.

Hoy ha llegado a mí un artículo de Tim Ferriss en el que el célebre autor de superéxitos editoriales como La semana laboral de cuatro horas explica cómo prepara sus presentaciones. Me ha sorprendido gratamente comprobar que sus recomendaciones confirman las que yo mismo hacía en el podcast, a las cuales llevamos muchos años dedicando artículos en este blog. Veámoslas, una a una.

No te obsesiones por ser un buen orador
La forma en que yo expreso esta misma idea es «No hagas presentaciones. Mantén conversaciones con tu audiencia». Ferriss recomienda que no te empeñes en parecer un orador perfecto y recomienda que adoptes la actitud de un profesor que explica sus ideas a la audiencia. Estoy de acuerdo con Ferriss en que si el conocimiento que impartes resulta útil y fácil de aprovechar, compensarás con creces tus carencias como orador.

Sobre todo, claridad
No todos tienen que estar de acuerdo contigo, pero todo lo que digas debe ser claro. En nuestros cursos insisto en que debemos llevar a la audiencia de la mano en todo momento. Que nadie se pierda. Esforcémonos por ser claros y no confusos. Dota a tu presentación de una estructura lógica bien organizada y apoya tus ideas con las ilustraciones adecuadas.

No tengas miedo a los nervios normales
Como afirma Ferriss, ponerse nervioso o balbucear un poco son reacciones naturales. No te preocupes. El público no espera a Superman en el escenario. Insisto: si ofreces consejos prácticos y claros, tu audiencia te perdonará todo lo demás.

Procura divertirte
Aunque no lo creas, presentar en público puede ser una experiencia divertida para todos (¡sí, para ti también!).

Prepara contenido para el 80% del tiempo asignado
Si tienes 60 minutos para hablar, prepara material para 30-40 y reserva los otros 20-30 minutos para un coloquio con tu audiencia. De ese modo podrás hablar más tranquilo y harás que la audiencia participe. Recuerda: menos es más. Es mejor tratar menos ideas con claridad que resultar confuso por intentar abarcar demasiado.

Usa la regla del 3
No trates más de tres ideas principales (cuatro, excepcionalmente) durante la fase central de la presentación.

Prepara una introducción
No improvises el comienzo de tu presentación. Ferriss recomienda comenzar con una historia que guarde relación con la charla. A menos que seas buen cómico, también desaconseja contar chistes si la audiencia no te conoce. Si comienzas tu presentación con un chiste que no hace reír a nadie, provocarás un momento embarazoso que marcará el resto de tu intervención (y esto lo sé de primera mano). Si quieres introducir algún toque de humor, ríete de ti mismo. Es lo que mejor funciona si no tienes gracia natural para contar chistes.

Ensaya
Ensaya separadamente cada uno de los tres bloques centrales. Después, ensaya tu introducción, repitiéndola hasta que quede a tu gusto. Anota cualquier «frase afortunada» que surja durante el ensayo y memorízala si decides que quieres usarla (pero NO memorices el resto del discurso). Ensaya el cierre de la presentación del mismo modo.

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¿Y tú? ¿Cómo preparas tus presentaciones?

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Todos buscamos claves fáciles de aplicar que nos ayuden a mejorar deprisa y sin mucho esfuerzo en aquellas disciplinas que nos interesan personal o profesionalmente. Estos son los tres errores que, a mi juicio, los presentadores cometemos con más frecuencia. Si quieres convertirte en un comunicador de primera, procura evitarlos.

Error nº1: Repetir la misma presentación para públicos distintos

Nunca se podrá insistir demasiado sobre esta idea: hace falta adaptar cada presentación a los intereses de la audiencia. Aunque no te lo parezca, cada público es distinto (y si de verdad no te lo parece, esfuérzate por encontrarle algún rasgo singular). Apremiado por sus compromisos cotidianos, lo normal es que un conferenciante habitual prepare una charla y la repita una y otra vez ante públicos distintos. A lo sumo, cambiará el logotipo en la diapositiva de portada y alguna referencia inicial destinada a congraciarse con el público y los organizadores del acto, pero todo lo demás será lo mismo que haya contado en otras ocasiones. Tú, procura evitarlo. Cada público tiene algo —características propias de su trabajo o de su sector, expectativas, conflictos, necesidades— que lo hace distinto. Investiga un poco y encuentra elementos particulares que te permitan ofrecer una presentación adaptada. Te aseguro que el público lo nota y lo agradece.

Error nº2:Descuidar los elementos multimedia

Igual que no te presentarías ante una audiencia con barba de varios días, el pelo sucio, y un traje arrugado y lleno de manchas, tampoco deberías descuidar el aspecto de las diapositivas y vídeos que muestres. La imagen que proyectas al público depende de ellos tanto como de tu atuendo y de tu personalidad. Sólo tienes una oportunidad de causar una primera buena impresión, y es cierto. Un PowerPoint feo deslucirá la presentación más interesante. Piensa que tus diapositivas son como la guinda del pastel: aunque lo importante sea todo lo que hay debajo de la guinda, no por ello vas a coronar la tarta con un pegote que desluzca. No lo hagas tampoco en tus presentaciones. Hoy en día no hay excusa para no contar con una presentación de calidad profesional. Muchas agencias de diseño las crean por precios muy razonables; y si prefieres hacértela tú mismo, aprenderás lo necesario apuntándote a un curso avanzado de manejo de programas de presentación. En El Arte de Presentar tenemos uno muy popular que hemos llamado Superpoderes del PowerPoint (¡y lo de los superpoderes no es exageración!).

Error nº3:Presentar sin haber ensayado

Esto lo tiene que entender todo el mundo: no se puede ir a ensayar delante de la audiencia. Antes de ofrecer tu presentación en público debes haberla preparado a conciencia en privado. Y eso no consiste en comprobar que las diapositivas están en orden y que sabes más o menos de qué hablas en cada una. Ensayar de verdad requiere ponerte de pie, imaginar que tienes al público delante, poner en marcha un cronómetro, encender la cámara de vídeo, y hacer la presentación de principio a fin. Sólo así verás si te pasas de tiempo o te quedas corto, si te lías o te repites, si alguna sección se hace larga o si alguna idea resulta confusa. Además, el ensayo concienzudo es el mejor antídoto contra los nervios. Me temo que con demasiada frecuencia asistimos a presentaciones que ni siquiera los propios ponentes han visto antes, y eso se nota.

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¿Qué otros errores debe evitar un buen comunicador?

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La semana pasada, durante una reunión de trabajo, una persona explicó que en su empresa acostumbran a hacer presentaciones de tres horas. Mi sorpresa fue mayúscula. Me imaginé hablando de pie durante tres horas seguidas; y peor aún: imaginé a mi audiencia atrapada en su silla durante ciento ochenta largos minutos. Inmediatamente, pedí una aclaración. No obstante, había entendido bien: era práctica habitual en esta empresa desarrollar sesiones de formación o reuniones de esa duración, sin apenas interrupciones ni descansos. Me permití sugerirle que tuviese en cuenta que las personas se cansan y que dividiese la jornada en bloques, a modo de presentaciones temáticas más breves, separadas por descansos o por turnos de preguntas donde los asistentes pudieran relajarse algunos minutos. Hoy quiero explicarte, de forma resumida, algunas de las cosas que me hubiera gustado plantearle a esta persona si las circunstancias de nuestro encuentro hubiesen sido distintas.

No lo olvides: las personas se cansan
Pues sí: aunque parezca mentira, atender sentado cansa. Me arriesgaría a decir que todos lo hemos experimentado alguna vez, sobre todo aquellos que hemos trabajado en oficinas, sentados ante un escritorio o una mesa. No hace falta cargar sacos ni cavar zanjas para llegar a casa reventado por la noche. La inmovilidad total o parcial y la atención continua agotan. El cansancio y la distracción no son patrimonio exclusivo de los niños. Los adultos también se cansan, por más que peinen canas, vistan corbata y chaqueta o calcen tacones. Quizá sepan disimularlo mejor, pero la fatiga hará que se sientan incómodos en la silla y que se distraigan.  Cada vez que convoques una reunión o una jornada de formación, tenlo en cuenta, no sólo para determinar la duración de los bloques en que se imparta contenido y necesites su atención plena, sino también para dar al descanso el tiempo necesario. Te sorprendería saber lo difícil que le resulta a mucha gente sentarse y mantenerse inmóvil en la silla durante más de quince minutos. Insisto: la quietud resulta incómoda. A nuestro cuerpo el movimiento le resulta mucho más fácil y placentero. Si albergas dudas al respecto, prueba a meditar en posición sedente e inmóvil durante 30 minutos.

Cuida la duración de los bloques expositivos
Según mi experiencia, 45 minutos es una duración adecuada para presentar un bloque de contenidos. Si, por la razón que sea, necesitas llegar a los 60 minutos, a mí también me funciona añadir un turno de preguntas de 15 minutos inmediatamente después. Además de para responder a las dudas, este coloquio sirve para distender la sesión y que los asistentes se relajen, opinen y se sientan aliviados con la expectativa del descanso que llegará a continuación.

No planifiques una reunión, sino una jornada de varios «actos»
Cuando organices el orden del día, ten siempre en cuenta tanto la duración completa de la jornada como los bloques o las secciones de que consta. Concebir la jornada como una única reunión te puede llevar a programar simplemente un bloque a continuación del otro y, siendo generoso, quizá hasta a incluir un descanso de 10 minutos a media mañana. ¿El resultado? Una maratoniana reunión de 5 horas, desde las 9.00 hasta las 14.00 con un descanso de 11.00 a 11.20 para «estirar las piernas» (en realidad, la mayoría empleará el descanso para responder correos o hacer un par de llamadas rápidas, o sea, para trabajar, no para descansar). A mi juicio, una jornada bastante más adecuada y atenta a las capacidades de cualquier persona constaría de sesiones de 45-50 minutos separadas por intervalos de 5 minutos, con un descanso de no menos de 20 minutos a mitad de la jornada. Te animo a que pruebes esta clase de estructura. Estoy seguro de dos cosas: el rendimiento de los participantes será mayor y todos llegarán más frescos al final de la jornada.

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¿Habéis cambiado la forma tradicional de reuniros en vuestra empresa por otra más «humana» y sensata? ¿Cuáles han sido los resultados?

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La audiencia es el elemento más importante que debes tener en cuenta a la hora de preparar una presentación, y esto es algo sobre lo que trabajamos a fondo durante nuestros Cursos de Comunicación de Alto Impacto. No obstante, eso no debe hacer que perdamos de vista al agente principal —el protagonista— del acto de comunicación: tú. Tú eres el origen y vehículo principal de la comunicación y (por seguir con la metáfora) debes asegurarte de que todo esté a punto para que tu audiencia se embarque contigo en el viaje hacia la transformación que le propones. Un prontuario sirve justamente para eso, pues no es más que una lista de cosas que deben tenerse en cuenta cuando se necesiten. Recuerda y repasa las siguientes recomendaciones la próxima vez que necesites comunicar para inspirar a un cambio en un auditorio:

La comunicación empieza contigo
Prepárate mentalmente para conectar con tus oyentes o espectadores antes de colocarte delante de ellos. Dedica el tiempo que sea necesario para que tu mensaje quede claro en tu mente y tu actitud sea la adecuada. Horas, días, semanas, meses… Cuanto haga falta. Anota esta máxima y recuérdala a menudo, pues es una de mis favoritas: «El líder que comunica bien en público, ha pensado bien en privado antes».

Adapta la información a las características de tu audiencia
Jamás se insistirá lo suficiente sobre esta idea. En la medida en que logres eludir la maldición del conocimiento, conectarás mejor con tu público. Además, todos los que te escuchen agradecerán cualquier gesto, referencia o indicio que dé a entender que te has tomado la molestia de ajustar tus mensajes a sus necesidades y circunstancias particulares.

Asegúrate de que tu aspecto refleje las cualidades que quieres transmitir
Dedica unos minutos a contemplarte en el espejo. No te preocupes, no será por vanidad ni presunción. Simplemente, recuerda que las apariencias importan y que tu atuendo y tu semblante actuarán como amplificadores de las cualidades que deseas proyectar. La confianza, la seguridad, el valor, la fortaleza, la comprensión, la humanidad, la sabiduría, tienen su propio «rostro», por así decirlo. Quizá no sepamos describirlo, pero todos —tu audiencia también— somos capaces de reconocerlo en cuanto lo vemos.

Asegúrate de que los apoyos visuales que utilices estén a la altura de las circunstancias
Este punto es una extensión del anterior. El aspecto de las diapositivas que utilices y de los materiales que entregues debe dejaros en buen lugar a ti y a tu empresa, así como transmitir visualmente las cualidades y los valores adecuados.

Prevén y elimina todas las distracciones posibles
Aunque el famoso Murphy tiene la fea costumbre de asomar la cabeza sin avisar en reuniones donde nadie lo ha invitado, asegúrate de que nada te desplace del foco de atención. Llega al auditorio con antelación para familiarizarte con él y probar todo el equipo que vayas a utilizar. Apaga o silencia tu teléfono móvil y, si lo ves apropiado, pide a tu audiencia que haga lo mismo. Comprueba que tu micrófono y el pasador de diapositivas tienen pilas nuevas o con carga suficiente. Ten a mano el agua y el resto de material que vayas a necesitar. En definitiva, procura ofrecer a tu audiencia un acto comunicación que fluya como la seda.

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¿Tienes tu propio «prontuario del comunicador»? ¿Qué elementos incluyes en tu lista?

[Créditos: Business Startup Concept With Checklist, ShutterStock ]

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