El inicio del proyecto es uno de los hitos más relevantes en cualquier proyecto. Supone el comienzo de la cuenta atrás para alcanzar todos los objetivos definidos y el momento a partir del cual empiezas a aplicar todas las técnicas y herramientas que tienes a tu alcance, entre ellas la comunicación.

Aunque pueda parecer una obviedad, te has preguntado: ¿en qué momento empieza un proyecto? Las repuestas a esta pregunta tienen como habituales algunas de estas variantes:

“Con la reunión de arranque o kick-off.”

“Cuando lo aprueba el cliente.”

“Cuando se acepta la oferta o se firma el contrato.”

Si vamos a una definición formal podemos decir que un proyecto se inicia con la aprobación formal a través de un acta de constitución (no confundir con la reunión de arranque o kick-off).

¿Por qué es relevante el acta de constitución? ¿Qué importancia tiene para mí como Director de Proyecto desde una perspectiva de comunicación?

El Acta de Constitución del Proyecto es el documento de tu proyecto donde tienes que reflejar una visión preliminar de los roles y responsabilidades, de los objetivos, de los principales interesados (stakeholders) y donde se te asigna la responsabilidad como Director de Proyecto. Sirve como referencia para el futuro del proyecto y como una de las bases de todo el proceso de comunicación.

Desde una perspectiva de comunicación, el acta de constitución del proyecto es de gran relevancia ya que sirve como una referencia para el futuro del proyecto y para compartir el propósito del proyecto a los diferentes stakeholders. Es el documento que marca el inicio formal del proyecto y, como Director de Proyecto te asigna la autoridad para utilizar los recursos de la organización en las actividades del proyecto. Un acta de constitución se convierte en una referencia que ayuda a mantener al equipo alineado con los objetivos establecidos a lo largo de la vida del proyecto.

A la hora de elaborar el Acta de constitución de tu proyecto tienes que asegurar que incluya la siguiente información:

• Una justificación/propósito del proyecto.
• Unos objetivos medibles y criterios de éxito.
• Unos requisitos y descripción del proyecto de alto nivel, así como los principales entregables.
• Unos riesgos a alto nivel.
• Un resumen del cronograma de hitos y presupuesto.
• Los requisitos de aprobación del proyecto.
• Quién es el Director de Proyecto, su responsabilidad y nivel de autoridad.
• El Patrocinador (Sponsor) y el nivel de autoridad de quien autoriza el acta de constitución.
• Unas restricciones y supuestos de alto nivel.

Normalmente, la mayoría de esta información se obtiene de los documentos/entregables que se han generado durante la fase de preventa o negociación contractual previa al arranque de proyecto. Documentos como:

• Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW-Statemento of Work). Este entregable suele contener una descripción de alto nivel de los servicios y/o productos que se deben entregar como resultado de la ejecución del proyecto.
• Caso de Negocio (Business Case). Este documento contiene la información elaborada para determinar si el proyecto aporta valor a la organización.
• Contrato.
• Oferta.
• …

Dada su importancia para la correcta gestión de tu proyecto, el acta de constitución tiene que ser aprobada formalmente por el Patrocinador del Proyecto (persona o grupos de personas que defienden el proyecto y obtienen recursos para su ejecución dentro de tu organización). Cuidado, el Patrocinador no es el cliente.

Así que ya sabes: la próxima vez que tengas que iniciar un proyecto, asegúrate que dispones de toda la información necesaria y el arranque del proyecto está correctamente formalizado a través de un Acta de Constitución.

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¿Tienes disponible el acta de constitución del proyecto en el que estás involucrado?

[Créditos: Landlord & Tenant by Mahmudxon from the Noun Project.]

 

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Aprovechando el calor propio de esta época y que seguro que más de uno ya se habrá dado un chapuzón en la playa os presento un tipo de retrospectiva muy útil y diferente conocida con el nombre de Estrella de Mar de Patrick Kua.

Se basa en usar un diagrama con forma de estrella de mar que permite crear cinco áreas específicas para tratar, evitando así centrarse solo en lo bueno o en lo malo.

Estas cinco áreas son las siguientes:

1Comenzar a hacer

Cosas nuevas a probar que nos gustaría poner en marcha pero entrañan riesgo por su novedad y nuestra inexperiencia. Constituyen una verdadera apuesta que puede salir bien o mal en nuestro proyecto.

2Más de

Prácticas que aportan valor. Por lo tanto, las exprimiremos al máximo, les sacaremos todo el jugo posible, ya que son útiles y positivas en nuestro proyecto.

3Seguir haciendo

Cosas buenas que nos aportan valor y que debemos seguir haciendo tal y como las hacemos actualmente.

4Menos de

Prácticas que no están ayudando tanto como se esperaba, o que simplemente no son útiles en nuestro escenario actual: con nuestro cliente, proyecto, equipo… Por lo tanto, tenemos que empezar a abandonar esta línea de trabajo o al menos parte de ella.

5Dejar de hacer

Prácticas que no son útiles o no agregan valor. Por lo tanto hemos decidido eliminarlas completamente.

El objetivo de este tipo de retrospectiva no difiere de otras retrospectivas que conocemos, conseguir feedback de nuestro equipo, de nuestro cliente para tratar de reajustar nuestro comportamiento en próximas fases del proyecto, la diferencia está en la forma de afrontarla y la información que se recibe.

La Retrospectiva Estrella de Mar mejora la comunicación dentro del equipo de trabajo y con el cliente permitiendo un seguimiento de la evolución de nuestro proyecto.

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¿Te atreves a realizar una retrospectiva “Estrella de Mar”? Cuéntanos cómo te va al ponerla en práctica.

[Créditos: Starfish, de Shutterstock.]

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Al final de alguna consultoría de presentaciones, nos ha llegado el momento de decidir quién iba a pasar a limpio el contenido creado y estructurado junto al cliente. En algunos casos nos ocurre que el cliente decide ceder los trastos a su agencia de marketing pensando que, por tener profesionales gráficos, buenos creativos y capacidad de gestión, va a poder realizar un buen trabajo. El resultado puede ser un desastre y más de una vez han vuelto a nosotros para que retomásemos el proyecto. ¿Por qué?

A pesar de compartir muchas áreas con una agencia de Marketing o Diseño, hay diferencias esenciales que éstas no suelen tener en cuenta. Si contratas una presentación de alto nivel, recuerda los siguientes puntos:

1 Una presentación es una pieza viva

A diferencia de una gráfica publicitaria, un spot, una acción online, un evento o una identidad corporativa, en muchos casos, la presentación va a ser usada e interpretada por diferentes personas dentro de una misma empresa a lo largo del tiempo.

Cada uno la hará suya y podrá añadir o quitar elementos que encajen mejor con su discurso. Los ponentes no son actores que se aprenden un librillo de memoria. Tendrán que parar, responder preguntas o rescatar un dato.

Por ello es vital que la parte de contenido se realice junto a los ponentes o responsables de éstos, dando forma a un producto que responda a esas necesidades y con el que todos estén contentos. El proceso de trabajo pasa casi ineludiblemente por la consultoría y no tanto por el clásico modelo de briefing -> propuesta -> pieza.

2 En la mayoría de los casos, una presentación que se proyecte debería de estar diseñada en PowerPoint

O Keynote. O Prezi. Y es que, a renglón de lo que decíamos en el punto anterior, es necesario que la presentación sea editable o actualizable fácilmente por sus propios usuarios. Tengamos en cuenta que muchas presentaciones sirven para mostrar contenido heredado de otros programas (Excel, por jemplo, en el caso de los datos) y no podemos exigir a los usuarios que sean expertos en software que está muy alejado de su ámbito.

Una presentación hecha con programas como Photoshop, Illustrator o Indesign limita al ámbito de la agencia de Marketing o de Diseño la alteración de las diapositivas y se convierte en algo frustrante para sus usuarios, quienes necesitarían conocer programas que no utilizan habitualmente para cambiar algo tan sencillo como un punto o una coma.

3 Una presentación es una pieza corporativa

Una presentación va a formar parte del resto de documentación interna de una compañía. Todo el material que ésta genera debe tener una matriz común con el objetivo de normalizar las comunicaciones en la empresa. La agencia de Marketing o Creativa tenderá a dejar su impronta en las piezas´, dado que su visibilidad pública la beneficia: cuanto más éxito general tenga una pieza, más éxito comercial tendrá la agencia.

Una presentación es por lo general en una compañía algo más privado e interno, y lo importante es encajar dentro de la estructura ya creada. Estar alineados con el entorno corporativo de la empresa va a facilitar además el trabajo de los usuarios, que estarán familiarizados con los elementos de diseño, normas corporativas y bancos de imágenes de la compañía.

4 Una presentación puede ser mucho más importante que una campaña

Si en una campaña se cuidan los detalles de concepto, contenido y gráficos, ¿por qué no en una presentación? Una presentación es la puerta de entrada de una idea, una comunicación en ocasiones más vital para el destino interno de una compañía que cualquier comunicación externa. Siendo esto así, ¿no deberíamos poner al menos el mismo cuidado y cariño en el acabado de nuestras presentaciones?

Es tradicional en las agencias de Marketing o Diseño tratar al Powerpoint como el «hermanito pobre» de los programas de diseño y desdeñar el alcance y la capacidad de un programa que -al igual que su análogo de Apple, Keynote- puede dar el máximo nivel gráfico en buenas manos. Para alcanzar la excelencia necesitaremos profesionales que no consideren al Powerpoint como un castigo en sus tareas diarias, sino como un aliado.

5 Zapatero…

A tus zapatos. Una presentación tiene un ritmo, un lenguaje y un entorno especiales. Una diapositiva puede estar excelentemente diseñada, pero si no encaja con el estilo del ponente o el contexto de la empresa va a dar mal resultado. No es lo mismo un fabricante cuando vende a su público objetivo que cuando comunica internamente. De puertas para afuera muchas veces las compañías no reflejan su realidad interior.

6 Hay que saber cuánto cuesta de verdad una buena presentación… ¡Y lo que cuesta!

Es habitual que una agencia de Marketing o Diseño no familiarizada con los programas de presentaciones estime el trabajo y el esfuerzo  de manera equivocada, basándolo en encargos de perfiles parecidos: diseño editorial, horas de dirección de arte, etc. Pero una presentación está diseñada en función de su objetivo y aquí pueden intervenir factores como el uso de animaciones específicas para mostrar datos, diseño de plantillas corporativas que permitan múltiples configuraciones a, por ejemplo,  una fuerza de ventas o herramientas que exploten el backchannel en entornos sociales como Twitter.

Por eso, un especialista dará en el clavo con el presupuesto para que luego no haya sorpresas, sobrecostes o frustraciones que hagan que fracasemos.

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Independientemente de si son presentaciones corporativas de amplio manejo en la empresa, como si son presentaciones especiales con altas dosis de creatividad y diseño, alíate siempre con expertos tanto en presentaciones como en comunicación interna y darás en el clavo.

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¿Has contratado alguna vez una agencia especialista en presentaciones?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada por el autor para este artículo con elementos de All Free Download y ShutterStock.]

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Cuando te nombran Director de Proyecto una de las primeras interacciones con los principales afectados de tu proyecto (stakeholders/interesados) es la reunión de arranque, más conocida como Kick off meeting. Podemos definir esta reunión como un encuentro entre los responsables de la empresa ejecutora del proyecto y el cliente para hablar de todo lo que tenga que ver con el nuevo proyecto y dónde se establece, formalmente, su arranque. Hasta aquí la definición formal, pero ¿le prestas realmente atención a esta reunión o simplemente es una más de todas las que vas a tener a lo largo de la duración del proyecto?

La reunión de arranque es una herramienta muy poderosa para facilitar la comunicación en tu proyecto

Además de establecer el arranque formal, es un perfecto punto de encuentro entre cliente y empresa proveedora del servicio donde se tendrán que establecer los pilares que guiarán tu proyecto. Aunque no te va a garantizar su éxito, es muy probable que una mala reunión de arranque sea un indicio para un proyecto problemático: El fin exitoso de todo proyecto se empieza a consolidar con un buen inicio.

A continuación te enumeramos algunos de los aspectos relevantes que deberás tener en cuenta a la hora de plantearte la reunión de arranque:

1Plantea una reunión presencial

Siempre que sea posible, intenta que la reunión de arranque sea presencial o, al menos, a través de videoconferencia. La comunicación no verbal es una buena herramienta para entender a nuestro interlocutor, y poder tener un contacto visual con los principales actores del proyecto te ayudará a entender sus expectativas.

2Prepara bien la reunión

Como ya hemos comentado en otros posts, la preparación es relevante, pero en el caso de la Kick off meeting mucho más si cabe. Esta no es una reunión social. Es quizá la reunión más relevante de tu proyecto, donde vas a establecer los modelos de gobierno y puede que el único momento en el que todavía no haya problemas a resolver y donde el ambiente sea cordial (aunque hay veces que ni en ese momento). Durante la preparación es importante que revises toda la información de la que dispones para resolver las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
• ¿Qué beneficios, cual es el valor que aportará a la organización? (tanto a tu organización como al cliente)
• ¿Cuál es el alcance del proyecto y sus entregables principales?
• ¿Cuáles son las fechas críticas (hitos) del proyecto?
• ¿Cuál es su coste?
• ¿Cuáles son los principales riesgos asociados al proyecto?
• ¿Existe algún supuesto, premisa, restricción o exclusión que tengas que tener en cuenta?
• Tienes que entender el entorno (la organización, el sector,…) en el que se va a desarrollar el proyecto.
• Tienes que identificar y conocer los stakeholders (interesadores/afectados) de tu proyecto.

3Durante la reunión

Aunque tú como director del proyecto llevarás la voz cantante a la hora presentar los principales puntos, no dejes que sea una reunión cerrada (un discurso). Tienes que abrir el debate al resto de los asistentes en algunos puntos relevantes. El objetivo es que puedas conocer de primera mano sus expectativas, sus principales preocupaciones y, sobre todo, reducir o al menos minimizar las incertidumbres que pueda haber. Los temas que vas a tener que tratar, como mínimo, son:

• Tienes que mostrar el objetivo y misión del proyecto y su alcance.
• Presenta el calendario global (no tiene que ser detallado) con los principales hitos y entregables que se van a producir.
• Muestra los riesgos que ya has identificado y puedes abrir un breve debate sobre si alguno de los presentes tiene identificado algún riesgo más.
• Es un buen momento para que presentes al equipo del proyecto, cuáles son sus roles y sus responsabilidades. En aquellos roles que no esté claro quién será la persona asignada (sobre todo en roles del cliente), es el momento adecuado para definirlos y establecer los canales de comunicación y niveles de escalación para posibles incidencias que puedan surgir. Recuerda que en esta reunión vas a fijar las bases de gobierno y tienes que contemplar tanto los buenos como los malos momentos que puedan venir. Nuestro peor enemigo en esta reunión es la típica frase “…no hace falta entrar en esos detalles, nos vamos a llevar bien…”. ¿Y si no nos llevamos bien? Mejor deja todo claro desde un principio.
• En la reunión de kick off tienes que establecer cómo se harán las reuniones de seguimiento, su periodicidad y los participantes en dichas reuniones.
• Uno de los principales riesgos que te puedes encontrar durante la reunión en tu rol como moderador, es que algún tema se enquiste. En este caso tendrás que intentar posponer ese tema a otra reunión monográfica para poder continuar avanzando en otros temas.
• Establecer los próximos pasos.

4Después de la reunión

La kick off meeting no acaba al finalizar la reunión. Como toda reunión será necesario elaborar el acta y distribuirla a todos los asistentes. No dejes pasar mucho tiempo e intenta enviarla, como máximo, dentro de los dos días siguientes a la celebración de la reunión. Como ya hemos indicado en un post previo, tienes que dejar claro los compromisos y las tareas asumidas por todas las partes (cliente y proveedor) así como los responsables de su ejecución. Este es el elemento fundamental para mover a la acción después de tu reunión de arranque.
Es recomendable, antes de hacer llegar el acta a todos los asistentes, que pudieras contrastar su contenido con algunos de los interlocutores del cliente (normalmente aquella persona que tiene la responsabilidad principal de hacer el seguimiento por su parte).

5Premisas finales

Para terminar es importante que tengas muy presente estas premisas antes de afrontar una kick off meeting:

• Tu objetivo es establecer un compromiso claro por parte de todos los participantes (tanto de la empresa que ejecuta el proyecto como del cliente)
• Tienes que establecer un clima de confianza
• Clarifica todas las dudas que puedan surgir entre los participantes. Es uno de los momentos más relevantes para identificar las distintas expectativas sobre el proyecto.
• Confirma los roles y responsabilidades de todos los participantes.

Así que ya sabes, en tu próximo proyecto pon toda tu energía en lograr una exitosa kick off meeting. Puede ser el primer paso para alcanzar el éxito en tu proyecto porque, como ya decía Platón:

“El inicio es la parte más importante de la obra”.

[En muchas de tus reuniones tendrás que negociar con el proveedor o con el cliente. ¿Conoces las técnicas de negociación de los profesionales? Apúntate a nuestro próximo Curso sobre Negociación.]

DIÁLOGO ABIERTO

Y tú ¿has liderado alguna reunión de arranque de proyecto? ¿Cuáles han sido los mayores retos a los que te has enfrentado?

[Créditos: Business accelerator, de Shuttersctock.]

 

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Estamos reunidos con nuestro cliente para la entrega del primer hito de proyecto y como conclusión:

“Después de 3 meses de trabajo de 5 personas es una pena que sepamos esto ahora, no lo hemos tenido en cuenta, no éramos conscientes de esta necesidad, de esta funcionalidad, nuestros analistas no lo han interpretado así… ”.

Y ahí estamos con tres meses de trabajo de 5 personas directos a la papelera y el equipo ¡con la moral por los suelos!

Proyectos en los que trabajamos durante meses basándonos en ocasiones en una breve especificación de requisitos y en lo que nos parece o entendemos que podría ser; meses en los que no recibimos feedback de nuestro cliente, de sus necesidades e impresiones; y cuando llega el primer hito de entrega, pasados varios meses de trabajo, ¡zas! Nos encontramos con que no se ajusta a sus necesidades ni a sus expectativas.

¿Qué podemos hacer para minimizar el impacto de este problema? ¿Hay alguna solución?

Una posible solución pasa por trabajar en ciclos cortos y rápidos de desarrollo que nos permitan obtener feedback de nuestro cliente en intervalos de tiempo más o menos regulares, lo que se conoce como Iteración (Sprint) en metodologías ágiles.

Consiste en entregar en el menor intervalo de tiempo posible un producto mínimo viable (PMV) o también denominado incremento que le aporta valor a nuestro cliente. Y posteriormente incrementar ese valor de forma continua en sucesivas entregas o iteraciones. En función del feedback proporcionado por nuestro cliente, podemos ir ajustando de forma gradual y progresiva nuestro producto o desarrollo a sus necesidades.

¿Cuánto tienen que durar estas iteraciones (sprints)? Depende del tipo de proyecto, de nuestros clientes… Influyen varios factores, pero el objetivo es que sean lo más cortos posibles para evitar el desperdicio de tiempo en soluciones que no nos llevan a ningún sitio o no están en sintonía con los objetivos de nuestro cliente. En general, se trabaja en ciclos de entre 2 y 4 semanas de duración.

Vivimos en una vorágine de cambios que requiere ciclos cortos de desarrollo que nos permitan ser más flexibles y adaptarnos al entorno y al escenario que nos rodea minimizando el impacto negativo de ese movimiento continuo en el que estamos inmersos.

Necesitamos más comunicación con nuestro cliente para asegurar el éxito de nuestro proyecto.

DIÁLOGO ABIERTO

¿Trabajas por iteraciones o sprints o larga distancia?

[Créditos: Businessman running with his briefcase, de Shutterstock.]

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