Confesionario“Ave María purísima.”

“Sin pecado concebida. ¿De qué te acusas, hijo?”

“Tuve que hacer una presentación de 20 minutos en un congreso, pero estuve hablando más de 40.”

“¡Cielo Santo! ¿Hablaste más del doble del tiempo?”

“Sí, padre. Verá, yo, es que …”

“Calla, desalmado. ¿Te das cuenta de lo que has hecho? Se puede aburrir al personal. Se pueden utilizar transparencias horribles. Qué se yo, incluso se puede tartamudear y mirar todo el rato para el suelo. Pero nunca, nunca, nunca, bajo ningún concepto, se puede uno pasar del tiempo asignado para la presentación. Grave ha sido tu falta y dura será tu penitencia.”

Pasarse del tiempo representa la mayor falta de respeto que un ponente pueda mostrar hacia la audiencia y hacia el resto de ponentes

No podemos cometer mayor pecado durante una presentación que superar el tiempo asignado, especialmente cuando ésta forma parte de un evento en el que varios ponentes toman la palabra por turno unos detrás de otros. Tengamos en cuenta que cuando nos pasamos de tiempo:

  • El público se inquieta y empieza a mirar el reloj, preguntándose cuándo va a terminar la charla.
  • El siguiente orador se irrita porque le están robando su tiempo y tal vez tenga que acortar su propia charla.
  • Todo el programa se retrasa, con lo que se acorta o desaparece la pausa para el café, o se llega tarde al bufé y ha desaparecido el jamón.
  • No queda tiempo para preguntas, uno de los aspectos más importantes de toda presentación en un evento: el diálogo con la audiencia.
  • Demostramos ser unos egocéntricos y unos egoístas, incapaces de mostrar consideración por nadie.

Que nadie se angustie porque su presentación sea más corta que las del resto o porque no apure el tiempo asignado. Después de todo, ¿alguna vez alguien se ha quejado de que una presentación fuese demasiado corta? La audiencia no sólo no se quejará, sino que nos estará eternamente agradecida. No agotar el tiempo asignado se considera una cortesía.

El mayor pecado es pasarse del tiempo

Estrategias para gestionar el tiempo

¿Qué podemos hacer para controlar el tiempo y no pasarnos?

  • En primer lugar, debemos dimensionar adecuadamente la presentación. El problema de la mayoría de las presentaciones es que se pretende decir demasiado en demasiado poco tiempo. ¡No tiene sentido intentar contarlo todo sobre un tema en 15 ó 30 minutos! Normalmente, nos pasamos del tiempo cuando no hemos sido capaces de destilar la idea fundamental que deseamos transmitir. Eliminemos todos los detalles irrelevantes que no contribuyen a comunicar el mensaje.
  • Una estrategia de gran eficacia para mantenernos dentro de los límites y de paso mejorar otros muchos aspectos de nuestra presentación consiste en realizar ensayos. Sólo así sabremos cuánto tiempo exactamente nos llevará la presentación. Ensayar no es pensar lo que se dirá con cada transparencia ni repasarlas mascullando para uno mismo. Ensayar significa ponerse de pie y cronómetro en mano hacer una presentación en toda regla, aunque sea en una sala vacía.
  • También podemos utilizar recordatorios de tiempo durante la presentación. Un colega puede avisarnos discretamente del tiempo que nos va quedando mediante señales convenidas. He visto a ponentes cargar un reloj en la pantalla a la vista de todo el público, demasiado llamativo por lo que lo desaconsejo. Idealmente, recomiendo el uso de un dispositivo de control remoto de presentaciones con vibrador, como el que comercializa Logitech. Antes de la charla, se le programa el tiempo disponible y el dispositivo vibrará discretamente en nuestra mano cuando falten cinco minutos para terminar y por segunda vez cuando falten dos minutos.

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El zapping llega al PowerPoint

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