En el equipo de formación de El Arte de Presentar nos dedicamos a enseñar un método de creación de presentaciones. Hace años encontramos que la mayoría de los comunicadores diseñaban sus actos de comunicación de forma anárquica. Principalmente, carecían de pautas o procesos claros y concretos que asegurasen una cierta homogeneidad en sus presentaciones y alta probabilidad de lograr los resultados deseados. El método que explicamos en nuestros cursos, en El Superhéroe de las presentaciones y en El Arte de Presentar, fue concebido y desarrollado para colmar esa laguna.

Teniendo en cuenta lo anterior, os hago algunas preguntas para estimular el debate:

• ¿Aplicar un método para crear presentaciones mata la espontaneidad?
• ¿Se esclaviza quien, enfrentado al reto de comunicar, decide seguir unas pautas?
• ¿Son las presentaciones actos de comunicación fundamentalmente libres?
• ¿Son las presentaciones actos de comunicación no libres?
• ¿Son las presentaciones actos de comunicación participativos (democráticos, si se quiere, y perdón por usar el término fuera del ámbito de los procesos políticos de decisión)?
• ¿La audiencia debe ser libre para expresarse de cualquier manera y en todo momento durante una presentación?
• ¿Se convierte en un «dictador» el presentador que controla y limita la expresión libre de su audiencia?

Reconozco que plantear este debate utilizando palabras como «mata», «esclaviza», «libre», «democrático» o «dictador» resulta excesivo. No os engaño: lo hago con intención de provocar un poco de discusión. En modo alguno me parece que en la relación del presentador con su audiencia esté en peligro el derecho a la libertad de expresión. No obstante, cualquiera que hable en público habitualmente se da cuenta muy pronto de que es necesario aprender a gestionar bien la participación del público y contar con respuestas claras a estas preguntas:

• ¿Permito que mi audiencia interrumpa mi presentación en cualquier momento?
• ¿Permito que me audiencia plantee reflexiones o sólo preguntas?
• ¿Interrumpo a un espectador que pide la palabra para hacer una pregunta, pero que en realidad suelta su propio discurso?
• ¿Es mejor aceptar preguntas en cualquier momento o limitarlas a los minutos del turno de preguntas, al final de mi intervención?
• ¿Puedo y debo llevar la contraria a alguien que exprese una opinión opuesta a la que pretendo argumentar, o debo aceptarla porque «todas las opiniones son respetables»?

Os animo a que opinéis y aportéis vuestras propias preguntas. El intercambio de ideas siempre resulta enriquecedor. Adelante. Tenéis la palabra.

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¿Tus presentaciones son «democráticas» o más bien «autoritarias»?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada para este artículo con elementos de freepik ].

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Esta semana muchas personas han celebrado el día de San Valentín o Día de los Enamorados, como se lo conoce popularmente. Por las redes sociales no han dejado de circular fotografías de corazones, de rosas, y de botellas de champán junto a un par de copas en una mesa adornada con velas. Hay que mantener viva la llama del amor, ya se sabe.

¿Y tú? ¿Qué haces como comunicador para conservar la llama del amor? ¿También dedicas un día al año a pensar en ello? ¿Acaso dudas de que sean necesarios el cortejo y las demostraciones de aprecio en la relación con tu audiencia? Pues aquí tienes tres recomendaciones para que sigas enamorándola (hoy más que ayer, pero menos que mañana, como reza el famoso eslogan).

1Anima a que participe

No dejo de insistir sobre esta idea en mis cursos: lo peor para un comunicador es un público pasivo. ¿Te imaginas lo que sentirías hablando durante cuarenta minutos delante de una fotografía de cien personas sentadas? Pues ese, más o menos, es el efecto que provoca un público que se limita a mirarte. Idea formas de hacer que tu audiencia participe en vuestro encuentro para enriquecerlo. Da vía libre a la expresión de sus opiniones. Formúlales preguntas. Invita a que contrasten puntos de vista entre ellos. En suma, sé consciente de que pueden aportar valor a vuestra comunicación y de que, por lo general, agradecerán la oportunidad de hacerlo. Bríndasela.

2Haz regalos

A mi compañero Gonzalo Álvarez le gusta recordar que una presentación es un regalo, pues en su propio nombre encierra un presente (está bien buscado, ¿eh?). Adquiere el hábito de dar siempre a tus audiencias más de lo que esperan. Reparte muestras de tu producto u ofrece una degustación si hablas de alimentos o bebidas, por ejemplo. Si transmites información, prepara un e-book o un resumen de las diapositivas que emplees, pero no digas ni anuncies que lo vas a entregar. Al final de tu intervención o en otro momento que juzgues apropiado, descubre el regalo.

3Arréglate y cuida tu aspecto

Es cierto que hay un tipo de belleza, la interior, que se encuentra por debajo de la piel. Pero no es menos cierto que hay otra belleza que entra por los ojos y que, de las dos, suele ser con la que nos topamos primero. El aspecto importa. Te arreglas y acicalas para sentirte atractivo y agradar a quien te interesa, ¿verdad? Demuestra también interés por tu audiencia presentándoles diapositivas bonitas y atractivas. Si quieres causar una impresión memorable porque la ocasión lo merece, te recomiendo que confíes el trabajo a un diseñador. También cuando se trata de presentar con éxito, contratar un servicio profesional puede resultar muy acertado si tus esfuerzos no dan los resultados esperados 😉

[Para aprender a crear presentaciones que enamoren al público, encarga ya tu ejemplar de El Superhéroe de las presentaciones.]

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¿Qué trucos empleas para enamorar a tus audiencias?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada para este artículo con elementos de freepik.]

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En gran medida, hablar en público y conseguir que te atiendan depende de que seas capaz de captar la atención de los espectadores y de que la mantengas hasta el final. A mi juicio, la palabra que mejor sintetiza lo que quiero decir es control. Soy consciente de que el término es poco popular y de que a muchos les sugerirá conceptos tan poco atractivos como tiranía, dictadura o manipulación. No obstante, permíteme explicarte por qué pienso que es tan importante que siempre que hables en público tú seas quien mantenga el control en todo momento.

¿Es arriesgado que el público participe?

Siempre que intervengas en un acto donde el público pueda tomar la palabra o actuar por su cuenta, corres el riesgo de perder el control; por ejemplo, en un taller de formación que fomente la participación de los asistentes o en un turno de preguntas al término de tu conferencia. Muchos objetarán que en realidad no hay nada que temer, pues dar cabida a lo espontáneo e imprevisto, especialmente si procede del público, vuelve el acto de comunicación más fresco y memorable. Y puede ser verdad, pero también lo es que un espectador que acapara el micrófono e impide que los demás pregunten, o que resulta tan gracioso que todos se desternillan cada vez que abre la boca, te obligarán a emplearte a fondo para reconducir la atención de todos hacia el acto de comunicación que estás construyendo y hacia tu mensaje.

Recuerda mantener el control en estos momentos

Hay tres momentos concretos en que deberías poner especial cuidado para no ceder tanto el control de los acontecimientos a los espectadores que llegues a perderlo:

1La entrega de documentos

Si vas a entregar documentación complementaria, hazlo al final. Así evitarás que la hojeen mientras estás hablando y dejen de prestarte atención. Si te ha ocurrido esto alguna vez, sabes lo incómodo que resulta ver que, de repente, todos dejan de atenderte y se enfrascan en la lectura de algo que les has dado para que lo lean en casa. La excepción a este consejo es, claro está, documentación que deban revisar contigo durante tu intervención, en cuyo caso tú mismo dirigirás su atención a las páginas, los párrafos o los gráficos que te interesen.

2El turno de preguntas

El turno de preguntas es el momento en que dejas de ser el monarca absoluto y das paso a la democracia. Aquí, el público asume el control. Tendrás que ser capaz de apremiar al que se demore, de interrumpir al plomo que quiere pronunciar su propio discurso y de salir airoso de las preguntas incómodas. Yo siempre invito a que las preguntas se hagan al final de mi intervención, salvo que se trate de una charla-coloquio donde disponga de tiempo suficiente para responder las preguntas del público según vayan surgiendo.

3Ejercicios, juegos y participación del público

Siempre que invites a los espectadores a hacer ejercicios en grupos, controla muy bien el tiempo que dedicas a cada uno. Cuando se agote, redirige su atención sin demora hacia lo que debas explicarles.

[¿Quieres aprender a dirigir la atención de cualquier tipo de público hacia tu mensaje? Apúntate a nuestros próximos cursos sobre Cómo exponer presentaciones de alto impacto.]

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¿Has identificado otros momentos en que un presentador corre el riesgo de perder el control? ¿Qué haces para remediarlo?

[Créditos: Marionette diseñado por Juan Pablo Bravo.]

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La semana pasada me desplacé hasta Londres para asistir a un seminario de Duarte sobre creación de presentaciones visuales, basado en su más que recomendable libro Slide:ology. De las numerosas historias que puedo contar sobre este taller, hoy quiero centrarme en algo aparentemente tan trivial como la disposición de mesas y sillas.

La disposición de mesas y sillas afecta poderosamente a las expectativas sobre la interacción

La disposición de mesas y sillas no sólo debe cuidarse para que todos los miembros de la audiencia puedan verte y escucharte mientras les hablas y gocen de buena visión de la pantalla. La manera como estén colocadas afectará además a las expectativas inconscientes sobre cómo será la interacción entre tú y los participantes, así como las interacciones entre ellos mismos.

Cuando entré en la habitación donde tenía lugar el curso, me encontré con cuatro mesas redondas cada una con seis sillas dispuestas a su alrededor. Inmediatamente recibí el mensaje:

“¡Esta sesión será muy interactiva!”

A pesar de que los asistentes procedíamos de distintos países y no nos conocíamos, a medida que tomábamos asiento, nos  sentíamos motivados para hablar con quienes teníamos sentados alrededor antes de empezar la sesión. Posteriormente, una vez iniciado el taller, se vio confirmada mi sospecha: fue muy interactivo, con numerosas prácticas en grupo, y al final de la jornada nos conocíamos muy bien, intercambiamos tarjetas, etc. El taller no sólo logró enseñarnos conceptos de presentaciones, sino también cimentar relaciones entre los asistentes.

Algunas disposiciones del mobiliario favorecen la interacción y la realización de actividades

Mi experiencia habría sido completamente diferente si hubiera llegado a una sala en la que las sillas se dispusieran en hileras sucesivas enfrentando la pantalla. El mensaje habría sido:

“El profesor habla y los alumnos escuchan calladitos.”

Nos involucramos más con el profesor y con otros asistentes cuando estamos sentados unos frente a otros que si estamos sentados en fila unos al lado de otros.

Si planeas introducir actividades de grupo, necesitarás desplazarte por la sala entre los grupos para seguir su progreso y responder a sus dudas. Asegúrate de que la disposición de la sala te permite visitar libremente a los diferentes grupos mientras están trabajando. Y para eso, nada como las “islas circulares” que me encontré en el taller de Duarte.

[¿Quieres aprender otras técnicas para que tus presentaciones sean más interactivas y fomenten la participación de la audiencia? Apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre creación de presentaciones.]

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¿Qué disposiciones de sillas y mesas has probado? ¿Cuáles te han dado mejores resultados para fomentar la interacción y la participación?

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“La gente olvidará lo que dijiste, la gente olvidará lo que hiciste, pero la gente nunca olvidará cómo le hiciste sentir.”

—Maya Angelou

Las audiencias anhelan mayor participación. Está quedando obsoleto el modelo de comunicación unidireccional en el que un ponente omnisciente sube al estrado para impartir conocimiento a sus ignorantes súbditos cual monarca absolutista. Estar sentado muy quieto escuchando a un ponente hablar no es el mejor marco de aprendizaje. Las audiencias quieren participar, no ser espectadores pasivos. Ha nacido el transceptor.

Las presentaciones son cada vez más conversaciones. La audiencia tiene mucho que aportar. Comprométela activamente en la cocreación de tu presentación. Toda presentación debería ser una experiencia para el disfrute y enriquecimiento de todos. Permite a la audiencia formar parte activa en ella. No hables tanto y escucha más. Aprende a leer sus rostros. Si no se involucran en tu presentación, no los culpes a ellos: tú eres el único responsable.

¿Cómo puedes animar a la audiencia a que participe? Se me ocurren al menos siete ideas muy potentes:

1. Con preguntas de todo tipo: preguntas retóricas que no esperan respuesta, pero que les permiten reflexionar; preguntas cerradas que se responden levantando la mano; preguntas abiertas que se responden de forma más elaborada; etc. Cuando preguntes deja la respuesta abierta, no se trata de expresar interrogativamente tus propios pensamientos.
2. Poniéndolos en movimiento: las presentaciones tradicionales producen un efecto sedante en la audiencia. Inventa actividades que les obliguen a mover su cabeza y también sus pies, como las que reseñé en esa entrada.
3. Actividades de grupo: juegos de rol, sesiones de brainstorming, juegos de construcción, dibujos, grupos de discusión, tareas informáticas, estudios de caso, seguro que puedes inventar actividades sencillas que puedan realizarse en muy poco tiempo y que requieran que unos miembros de la audiencia hablen y se relacionen con otros. En el magnífico libro Gamestorming encontrarás un extenso listado de ideas y pautas para orquestar actividades de grupo.
4. Haciendo pausas: las pausas en tu discurso ayudan a que la audiencia interiorice los contenidos y los haga suyos.
5. A través del backchannel: abre el backchannel a la participación de la audiencia para que te hagan preguntas, para que añadan información o complementen tus datos, para crear encuestas y votaciones, para proponerles desafíos o retos que podrán resolver colaborativamente, para ofrecer materiales adicionales, etc.
6. Sacándolos al escenario: igual que los magos siempre sacan algún voluntario de entre el público, podrás en ocasiones compartir el escenario con miembros de la audiencia para escenificar situaciones, realizar entrevistas o ilustrar puntos clave de tu presentación.
7. Con juegos: agudeza visual, memoria, destreza manual, conocimientos generales. Hay montones de vídeos, tests visuales y sencillos experimentos que puedes realizar en grupo para el disfrute de todos y que ayudarán a que tu mensaje cale y se interiorice.

La audiencia nunca se duerme cuando está en el centro de la experiencia. ¡Energiza a la audiencia!

 

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