PowerPoint se ha convertido en los últimos años en la herramienta estándar de creación de documentos dentro de las organizaciones, públicas o privadas, grandes o pequeñas, de todos los sectores. Pides una memoria, y recibes un PowerPoint. Pides una oferta, y recibes un PowerPoint. Pides un informe de marketing, y recibes un PowerPoint. Da igual lo que pidas, recibes un PowerPoint.

Esta situación no entraña ningún inconveniente de por sí: después de todo, PowerPoint no es más que una herramienta. Pueden crearse con ella documentos magníficos, como con cualquier otra. El problema surge cuando usamos el mismo archivo tanto para proyectar sobre la pantalla y presentar delante de la audiencia como para dejar como entregable y repartir por email. El mismo objeto no puede servir simultáneamente como ayuda a la presentación en vivo y como documento de referencia y consulta.

PowerPoint ha ganado la batalla por la hegemonía entre las herramientas de comunicación dentro de las organizaciones

En mi opinión, el éxito de PowerPoint como herramienta de creación de documentos (no de presentaciones) se debe a que invita a pensar en imágenes. Por mucho texto que escribas en las diapositivas, el aspecto de un PowerPoint siempre será más visual, aparecerá menos denso, que un Word.

En manos bien entrenadas, PowerPoint puede convertirse en el arma secreta de la persuasión que permitirá arrasar en el mercado de las ideas. Cuando los documentos son más visuales, facilitan la discusión y la toma de decisiones. PowerPoint puede ayudar a reducir la complejidad y agilizar el tiempo necesario para ingerir y digerir la información. Como afirma Bruce Gabrielle en su obra maestra Speaking PowerPoint:

“PowerPoint es más que software para presentaciones. PowerPoint es el nuevo lenguaje de los negocios y una competencia crítica en la empresa.”
—Bruce Gabrielle (@speakingppt)

La comunicación más eficaz es visual, no textual

Tal vez dudes de que PowerPoint pueda trabajar como esta magnífica herramienta de comunicación visual que defiendo. Nancy Duarte acaba de publicar un eBook que disipará todas tus dudas: Slidedocs: Spread Ideas with Effective Visual Documents. Se trata de un documento creado en PowerPoint con diseño exquisito que explica cómo crear documentos visualmente cautivadores.

Utiliza todas las herramientas a tu alcance para convertirte en un comunicador eficaz

Si has de usar PowerPoint para crear documentos y difundir tu mensaje, ¡úsalo! Eso sí, úsalo de manera profesional.

Y por favor, cuando presentes en público tus ideas, no uses el mismo material creado como referencia o para imprimir. Crea un archivo completamente nuevo: una ayuda visual para amplificar tu mensaje, para seducir a tu audiencia, para cautivarla emocionalmente.

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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón , científico, escritor y conferenciante.