Nunca repartas tus diapositivas como documento

En los comentarios de una entrada anterior, un lector preguntaba sobre qué hacer con los documentos (handouts) que suelen repartirse a la audiencia en presentaciones. ¿Cuándo entregarlos? ¿Antes, durante o después de la presentación?

Pues depende. Hay muchísimos factores a tener en cuenta y en mi experiencia nunca he llegado a una solución plenamente satisfactoria. Aquí publico mis reflexiones sobre el tema, a ver si alguien se anima a aportar más luz.

¿Qué es un buen documento para entregar a la audiencia?

En primer lugar, aclararé qué entiendo por documento. Jamás entregues las transparencias de tu presentación: o funcionan bien como documento de referencia para leer en casa, en cuyo caso son un horror para presentar; o funcionan bien como ayuda visual durante tu presentación, en cuyo caso no aportan nada a quien las lee en casa. El documento que repartes debe ser distinto de tus transparencias.

Si entregas documentos antes de tu presentación, pueden convertirse en fuente de distracción

El principal argumento en contra de entregar documentación antes de una presentación es que animará a la audiencia a hojearla mientras tú hablas. Y dado que no se puede leer y escuchar a la vez, no te prestarán atención. Y cuanto más voluminosa sea la documentación, nos advierte este argumento, más tiempo pasarán leyéndola y menos tiempo atendiéndote.

Por otro lado, un documento (diferente de las diapositivas de la presentación) libera a la audiencia de la tensión de tomar apuntes de todo lo que dices, permitiéndole centrarse más en atenderte a ti que en escribir notas. Les facilitarás realizar anotaciones sobre el propio documento, junto a la información por ti referenciada. Toman conciencia de que te has preocupado de aportarles valor.

¿Qué constituye a mi juicio un buen documento para entregar antes de la presentación?

  • Un breve resumen: un texto de una o dos páginas con las ideas principales de tu presentación, o con un mapa mental con sus conceptos clave, o con un gráfico/infografía que capture los mensajes clave. Que lo tengan delante no sólo no los distraerá, sino que les ayudará a seguir tu exposición y tomar notas sobre él. Recuerda: ¡una o dos páginas! Además puedes aprovechar para añadir tus datos de contacto. Este resumen, si está bien escrito y diseñado, puede que disfrute de una gran circulación.
  • Material de prácticas durante talleres o clase prácticas: fichas, ejercicios, cuestionarios, plantillas, etc. No distrae de la presentación, porque es material de apoyo para las prácticas que solamente se saca durante las mismas.
  • Documentos de trabajo durante reuniones: contienen información diferente a la mostrada en pantalla. Puedes referenciar desde las diapositivas de tu presentación la página concreta del documento donde aparece. En sesiones de trabajo, la audiencia está tan atareada que no se dedica a hojear estos materiales cuando no es el momento. Y si lo hace, indica que algo estás haciendo mal.

Resumiendo: entrega lo que quieras antes de tu presentación, eso sí, con la condición de que no repita el contenido de la misma. ¿Para qué escucharte si en la documentación aparece lo que les cuentas?

Los documentos repartidos después de la presentación deben aportar valor a la audiencia

Una presentación no es el formato adecuado para transferir grandes cantidades de información. Cuanto más metes dentro de una presentación menos saca la audiencia de ella. La presentación busca informar de los aspectos importantes, inspirar, motivar, educar, despertar el interés, seducir, enamorar, … nunca volcar TODOS los detalles. Esa función la desempeña el documento de apoyo. Incluye en él todo lo que no tiene cabida en tu presentación: las tablas completas, los gráficos prolijos, los detalles precisos, los números exactos, las montañas de resultados experimentales, todas las referencias consultadas, los materiales auxiliares para la comprensión, en definitiva, todo lo que no pudiste incluir en la presentación.

Este tipo de documento debería ser autónomo, que se entienda por sí mismo aun no habiendo asistido a la presentación; diseñado con elegancia, de modo que facilite (y fomente) su lectura y comprensión. Y ni siquiera tiene por qué existir en papel: podría ser un sitio web, un PDF o una presentación en Slideshare, cuya dirección proporcionas una vez terminada tu presentación. ¡Salva algunos árboles! Por supuesto, avisa a la audiencia antes de la presentación de la existencia de este documento, para que sepa a qué atenerse.

Si has despertado el interés durante la presentación, tranquilo: a su término acudirán al documento.

ENTRADAS RELACIONADAS

- Aceite de serpiente en las presentaciones

- No uses las mismas transparencias para una sala de juntas y para un gran auditorio

- Utiliza las notas para crear documentos al instante a partir de tus presentaciones

DIÁLOGO ABIERTO

¿Cuándo repartes los documentos de apoyo a tu presentación? ¿Qué resultados has obtenido?

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.

ACEPTAR