Si te has decidido a crear unas diapositivas de PowerPoint para ayudarte a comunicar mejor en tu próxima presentación, te planteo un reto: asume que a tus diapositivas les sobran algunos kilos. Me refiero a kilos de información, claro. Aunque la presentación te parezca satisfactoria, ponla a régimen. Sométela a una estricta dieta de diseño claro y conciso que reduzca el número de diapositivas, que adelgace su contenido, y que las estilice.

Y sabes que usar diapositivas para presentar no es en absoluto imprescindible. Como repetimos en nuestros cursos: «Powerpoint es un apoyo para tu audiencia, no una muleta para ti». Es evidente que hay ideas que se transmiten mucho mejor con un buen diagrama, unas buenas fotografías, o un vídeo bien escogido. La mayoría de los profesionales con los que trabajamos, sin embargo, convierten las diapositivas de PowerPoint en el centro de su presentación. Tanto es así, que gran parte de nuestro trabajo consiste en desmontar esa creencia y en hacer que recuperen la confianza en sus propias capacidades como comunicadores, fundamentalmente, en el poder de la palabra y del cuerpo.

¿Cuál es el problema de la mayoría de presentaciones de PowerPoint que se ven en salas de reuniones? Que resultan demasiado densas y no facilitan la transmisión de información ni la toma de decisiones. Suelen ser presentaciones de diapositivas llenas de párrafos, de diagramas desgarbados confeccionados a mano, y de tablas numéricas sin ningún atractivo. Carecen del aspecto que les ayudaría a cumplir con su función.

En El Arte de Presentar utilizamos el término «fluencia cognitiva» para referirnos al grado de esfuerzo intelectual necesario para comprender una diapositiva. Como bien puedes suponer, suele ser necesario esforzarse para comprender las que se ven habitualmente. Desde el punto de vista cognitivo, fluyen poco o muy poco, y eso no te conviene. De hecho, te perjudica. Como ya hemos explicado en este blog, las diapositivas que comunican bien aplican principios de diseño que aumentan su fluencia cognitiva y reducen el esfuerzo de compresión.

Como sé que a todos nos gustan las listas de consejos prácticos y fáciles, hace unas semanas publiqué un Curso exprés de presentaciones en cinco Superlecciones. Hoy retomo la misma idea y te ofrezco este Curso exprés en siete Superlecciones para crear diapositivas de Powerpoint. ¡Empezamos!

Primera Superlección: Reduce el número de diapositivas
Recuerda cómo comencé este artículo: tienes que poner tu presentación a dieta. Seguro que has preparado más diapositivas de las necesarias. Si dispones de media hora para exponer, ¿de verdad crees que podrás presentar cuarenta diapositivas? Recuerda que se trata de una reunión de trabajo. Tu audiencia te interrumpirá con preguntas en cualquier momento o esperará que dirijas un coloquio al final. No se espera que monopolices la reunión. Acéptalo. Una buena recomendación es preparar material para el 80%. Sé generoso con tu audiencia y reserva una buena porción de tiempo para ella.

Segunda Superlección: Reduce la cantidad de información
Recuerda la máxima zen del diseño de diapositivas: Menos es más. Las diapositivas complejas son difíciles de comprender. Como regla general, la dieta de adelgazamiento de tus diapositivas consistirá en retirar elementos en lugar de añadirlos. Si sospechas que una diapositiva puede haberte quedado demasiado cargada, probablemente tengas razón. ¡Ponla a dieta y quítale unos kilitos!

Tercera Superlección: Reduce al máximo los textos
Tus espectadores no esperan que les leas las diapositivas ni que se las hagas leer en silencio. Por tanto, ahórrate párrafos y frases largas. Acostúmbrate a proyectar palabras clave y mensajes cortos. Y si es necesario que tu audiencia tenga esos textos tan importantes que habías redactado, prepara un documento en formato .doc o .pdf y entrégaselo durante tu presentación o cuando hayas terminado. De este modo tus diapositivas comunicarán mejor y no crearán rechazo. Y tu audiencia centrará la atención en ti, que es donde debe estar.

Cuarta Superlección: Usa pocos bullet points (viñetas)
En las presentaciones de negocios se suele abusar de las listas de viñetas. Si eres lector regular de este blog, ya sabes cómo comunicar de manera más original y visual y cómo decir adiós a las listas interminables. No obstante, si decides incluir bullet points, limítalos a tres o cuatro por diapositiva y sepáralos con una o dos líneas en blanco para «trocear» la información (lo que se conoce como chunking en inglés). Así facilitarás a la audiencia el esfuerzo de asimilar lo que dices. Por supuesto, evita las subviñetas y las ideas de segundo nivel; y si sientes que no es posible, quizá sea mejor que las lleves a una diapositiva nueva.

Quinta Superlección: Reduce al máximo las cifras
Distínguete del resto y no proyectes tablas llenas de celdas y números que a duras penas pueden distinguirse. A menudo, donde mejor se verán tus complejas tablas de Excel serán sobre el papel o en la pantalla del ordenador de cada participante en la reunión. Prueba a enviar toda esa información en formato .pdf o .xls y reserva sólo lo esencial para tus diapositivas. Si tu presentación da paso a un coloquio, siempre puedes abrir tu hoja de cálculo y mostrarla en la pantalla, pero no intentes encajarla en una diapositiva de PowerPoint.

Sexta Superlección: Destaca la información importante
No todo lo que aparece en tu diapositiva es igual de importante. Como regla general, identifica la idea o el dato principal de la diapositiva y destácalo aplicando algún principio de diseño gráfico (un color que resalte o un tamaño mayor, por ejemplo). Además, para que tus diapositivas comuniquen bien, debes procurar siempre un buen contraste entre el fondo y los textos y elementos gráficos.

Séptima Superlección: Alinea los elementos
Una diapositiva en que los elementos parezcan dispuestos de cualquier manera resultará desordenada y poco atractiva. Cada elemento de la diapositiva debe estar alineado, como poco, con otro elemento. Para aumentar el atractivo de tus diapositivas, acostúmbrate a utilizar rejillas con las que alinear sus elementos. Las rejillas te permitirán saber siempre qué espacio ocupa cada elemento y dónde se sitúa en relación con los demás. Te aseguro que este es uno de esos secretos que harán que tus diapositivas de PowerPoint parezcan diseñadas por un profesional. Pruébalo y verás.

DIÁLOGO ABIERTO

¿Cuál es tu truco de diseño favorito para que tus diapositivas se vean claras y elegantes?

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“Si de esta manera cuentas tu cuento, Sancho, repitiendo dos veces lo que vas diciendo, no acabarás en dos días: dilo seguidamente y cuéntalo como hombre de entendimiento, y si no, no digas nada.”
—Miguel de Cervantes.

Esta es una de las preguntas que más se repiten en los cursos en abierto de El Arte de Presentar: ¿Debemos sabernos la presentación de memoria?

Como respuesta estándar desaconsejamos memorizar grandes bloques y mucho menos la presentación completa. Los nervios del momento, un imprevisto de última hora o simplemente una variación en el orden de exposición y las posibilidades de quedarse en blanco, origen del verdadero miedo escénico, aumentan de forma considerable.

Lo que solemos sugerir es que se memoricen exclusivamente la parte inicial de la presentación y el cierre o conclusión y que en ninguno de los casos lean el título de la ponencia y su propio nombre mirando a la pantalla en vez de a la audiencia.

En cuanto al cuerpo de la presentación lo que recomendamos es estructurar y organizarlo en bloques, usando lo que se conoce como técnica chunking, que no solo nos ayudará a recordar las piezas fundamentales de nuestra intervención, además proporcionará a la audiencia una manera sencilla de procesar la información que reciben.

En el caso de que quieran memorizar fragmentos específicos de la presentación: historias, anécdotas ilustrativas, ejemplos complejos, etc., lo que sugerimos es por una parte dividir en módulos la información, volvemos a referirnos a la técnica de chunking, y por otro, organizarla de forma que tenga sentido para el presentador.

Como ha demostrado el experto canadiense Endel Tulving, organizar la información ayuda a hacerla comprensible, lo que facilita enormemente su memorización. En una de sus investigaciones, Tulving reunió a dos grupos de estudiantes y les dio 100 tarjetas a cada uno con palabras impresas en ellas. Uno de ellos debía aprender las palabras memorizándolas. El otro tenía como única tarea la clasificación de las tarjetas por categorías. Cuando más tarde examinó a ambos grupos pudo comprobar cómo los ‘organizadores’ recordaban las palabras mejor incluso que los que las habían memorizado, a pesar de no haber intentado conscientemente retenerlas. La intención manifiesta de organizar el material les proporcionó pautas de asociación, las cuales facilitaron su aprendizaje con mínimo esfuerzo.

Además de la organización y agrupación de ideas, estas otras pautas te ayudarán a memorizar de forma efectiva:

• Lee el texto en voz alta y repítelo varias veces. La repetición es uno de los elementos claves a la hora de memorizar listados o historias.
• Copia el texto a mano.
• Subraya con diferentes colores los conceptos más importantes, estableciendo jerarquías.
• Usa mapas conceptuales: fomentan la reflexión, el análisis y la creatividad.
• Apunta al margen del texto las palabras clave. Resumir en una palabra la idea general del párrafo ayuda a su memorización.
• Graba el texto en una nota de audio y escúchalo repetidas veces como si fuera una canción.

Como decía David P. Ausubel:

“El factor más importante en el aprendizaje es lo que el sujeto ya conoce.”

Relaciona cada nuevo aprendizaje con información que ya posees y descubre una fórmula sencilla para recordar información.

[Resuelve dudas como ésta: ¿Debemos memorizar nuestra presentación? en nuestro próximo curso sobre crear y exponer presentaciones.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿Has memorizado una forma memorable de concluir tu presentación?

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Pregunta: ¿Cómo te comes un elefante?
Respuesta: Bocado a bocado.

En el capítulo 11 de mi libro El Arte de Presentar explico cómo tras muchos experimentos, los investigadores en ciencia cognitiva han llegado a la conclusión de que la audiencia recuerda listas de dos, tres y hasta cuatro elementos. Las listas de seis, siete, ocho e incluso más elementos resultan abrumadoras para los asistentes. El resultado es que la mayoría de ellos arrojará la toalla, se enfrascará en su smartphone o pensará en qué menú le espera en la pausa de la comida.

Ahora bien, lo normal es que durante tu presentación desees transmitir más de tres o cuatro ideas y conceptos. En lugar de sobrecargar a tu audiencia con una interminable lista de 12 ó 15 temas diferentes, ¿qué deberías hacer? Agrupar los elementos en tres o cuatro temas generales. Cada uno de estos grupos puede a su vez dividirse en otros tres o cuatro grupos, y así sucesivamente. Es lo que se conoce como técnica del Chunking.

La audiencia no puede retener más de cuatro grupos de información a la vez

A continuación te muestro un ejemplo de aplicación de la técnica de Chunking, extraído del libro de la Dra. Susan Weinschenk, 100 Things Every Presenter Needs to Know About People. Imagínate la siguiente lista de temas para una presentación sobre cómo arrancar y administrar un pequeño negocio:

1. Decidir qué productos y servicios ofrecer
2. Decidir qué precio poner a tus productos y servicios
3. Qué marketing online es crítico para ti
4. Qué marketing persona a persona es crítico
5. ¿Necesitas constituirte como empresa o como autónomo?
6. Qué necesitas saber sobre impuestos
7. ¿Deberías contratar empleados o subcontratar?
8. Qué software de facturación emplear
9. Qué software utilizar para gestionar los contactos de correo y marketing electrónico
10. Técnicas de venta eficaz para pymes
11. Cómo identificar tu mercado objetivo
12. Cómo diseñar y poner en explotación un sitio web

En lugar de utilizar esta larga lista de temas como transparencia de índice y empezar a hablar de cada uno de los temas, podrías agruparlos bajo los siguientes epígrafes:

1. Cómo vender tus productos y servicios (1, 2, 10, 11)
2. Cómo poner en marcha tu plan de negocio (3, 4, 9, 12)
3. El negocio de tu negocio (5, 6, 7, 8)

A su vez, cada uno de estos grandes temas podría tener otros tres o cuatro temas bajo él, y así sucesivamente, subdividiendo cada vez en 3 ó 4 elementos. Ahora podrás empezar tu presentación sin sobrecargar a tu audiencia, proporcionando todo el contenido en bocaditos digeribles.

Fuente: Nelson Cowan, “The magical number 4 in short-termmemory: A reconsideration of mental storage capacity”, Behavioral and Brain Sciences 24 (1), pp. 87-114, 2001.

[¿Quieres aprender a estructurar tus presentaciones? Apúntate a mis próximos cursos en abierto.]

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¿Qué haces para le resulte digerible a tu audiencia una presentación con muchos puntos a tratar?

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Chunking: Técnica de combinar muchas unidades de información en un número limitado de unidades.
Principios universales de diseño

En Real Leaders Don’t Do PowerPoint, Christopher Witt propone una técnica sencilla para rellenar el contenido de cada uno de los módulos en los que puedes partir tu presentación. En cada uno de esos módulos sugiere introducir uno o más de los siguientes elementos:

• Afirmaciones: Son declaraciones sencillas que resumen tu punto de vista sobre un tema concreto. Cada una de tus premisas, ideas clave o puntos principales es una afirmación. El mensaje nuclear de tu presentación es una afirmación. Deberían caber en la parte de atrás de tu tarjeta de presentación.
• Evidencias: Explican, apoyan o prueban tus afirmaciones. Apelan al intelecto. Deben ser claras, relevantes para tus afirmaciones y creíbles para tu audiencia. Los tipos de evidencia más frecuentemente utilizados son las estadísticas, los resultados de encuestas, las definiciones, las demostraciones, las citas y testimonios de autoridades reconocidas, los gráficos y diagramas, y las noticias.
• Ilustraciones: Muestran tus afirmaciones en acción. No prueban nada, simplemente poseen el poder persuasivo de la imaginación y la emoción trabajando a tu servicio. Las ilustraciones son para muchas audiencias más convincentes que las evidencias. Ciertamente, son más influyentes. Entre las ilustraciones se incluyen las historias, las anécdotas, las citas, los objetos, las demostraciones, los chistes, las imágenes, las fotografías, la música, las canciones, las viñetas cómicas, la magia, los papelógrafos, las transparencias, etc.
• Participación de la audiencia: Involucras a la audiencia directamente, lo que la mantiene activa y comprometida. Respetas su conocimiento, experiencia y pensamientos y la conviertes en cocreadora de la presentación. Las formas más comunes de participación son las preguntas y respuestas, las discusiones y proyectos en grupo, la resolución de problemas, las encuestas, bailes, canciones, juegos, magia, movimiento e improvisación.

Una vez que se comprenden estos cuatro bloques de construcción, se pueden elaborar los bloques de la presentación combinándolos de formas variadas. Por ejemplo, una presentación breve podría constar de un bloque de introducción, de tres a cinco bloques de cuerpo, y un bloque de conclusión.

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