Si te has decidido a crear unas diapositivas de PowerPoint para ayudarte a comunicar mejor en tu próxima presentación, te planteo un reto: asume que a tus diapositivas les sobran algunos kilos. Me refiero a kilos de información, claro. Aunque la presentación te parezca satisfactoria, ponla a régimen. Sométela a una estricta dieta de diseño claro y conciso que reduzca el número de diapositivas, que adelgace su contenido, y que las estilice.

Y sabes que usar diapositivas para presentar no es en absoluto imprescindible. Como repetimos en nuestros cursos: «Powerpoint es un apoyo para tu audiencia, no una muleta para ti». Es evidente que hay ideas que se transmiten mucho mejor con un buen diagrama, unas buenas fotografías, o un vídeo bien escogido. La mayoría de los profesionales con los que trabajamos, sin embargo, convierten las diapositivas de PowerPoint en el centro de su presentación. Tanto es así, que gran parte de nuestro trabajo consiste en desmontar esa creencia y en hacer que recuperen la confianza en sus propias capacidades como comunicadores, fundamentalmente, en el poder de la palabra y del cuerpo.

¿Cuál es el problema de la mayoría de presentaciones de PowerPoint que se ven en salas de reuniones? Que resultan demasiado densas y no facilitan la transmisión de información ni la toma de decisiones. Suelen ser presentaciones de diapositivas llenas de párrafos, de diagramas desgarbados confeccionados a mano, y de tablas numéricas sin ningún atractivo. Carecen del aspecto que les ayudaría a cumplir con su función.

En El Arte de Presentar utilizamos el término «fluencia cognitiva» para referirnos al grado de esfuerzo intelectual necesario para comprender una diapositiva. Como bien puedes suponer, suele ser necesario esforzarse para comprender las que se ven habitualmente. Desde el punto de vista cognitivo, fluyen poco o muy poco, y eso no te conviene. De hecho, te perjudica. Como ya hemos explicado en este blog, las diapositivas que comunican bien aplican principios de diseño que aumentan su fluencia cognitiva y reducen el esfuerzo de compresión.

Como sé que a todos nos gustan las listas de consejos prácticos y fáciles, hace unas semanas publiqué un Curso exprés de presentaciones en cinco Superlecciones. Hoy retomo la misma idea y te ofrezco este Curso exprés en siete Superlecciones para crear diapositivas de Powerpoint. ¡Empezamos!

Primera Superlección: Reduce el número de diapositivas
Recuerda cómo comencé este artículo: tienes que poner tu presentación a dieta. Seguro que has preparado más diapositivas de las necesarias. Si dispones de media hora para exponer, ¿de verdad crees que podrás presentar cuarenta diapositivas? Recuerda que se trata de una reunión de trabajo. Tu audiencia te interrumpirá con preguntas en cualquier momento o esperará que dirijas un coloquio al final. No se espera que monopolices la reunión. Acéptalo. Una buena recomendación es preparar material para el 80%. Sé generoso con tu audiencia y reserva una buena porción de tiempo para ella.

Segunda Superlección: Reduce la cantidad de información
Recuerda la máxima zen del diseño de diapositivas: Menos es más. Las diapositivas complejas son difíciles de comprender. Como regla general, la dieta de adelgazamiento de tus diapositivas consistirá en retirar elementos en lugar de añadirlos. Si sospechas que una diapositiva puede haberte quedado demasiado cargada, probablemente tengas razón. ¡Ponla a dieta y quítale unos kilitos!

Tercera Superlección: Reduce al máximo los textos
Tus espectadores no esperan que les leas las diapositivas ni que se las hagas leer en silencio. Por tanto, ahórrate párrafos y frases largas. Acostúmbrate a proyectar palabras clave y mensajes cortos. Y si es necesario que tu audiencia tenga esos textos tan importantes que habías redactado, prepara un documento en formato .doc o .pdf y entrégaselo durante tu presentación o cuando hayas terminado. De este modo tus diapositivas comunicarán mejor y no crearán rechazo. Y tu audiencia centrará la atención en ti, que es donde debe estar.

Cuarta Superlección: Usa pocos bullet points (viñetas)
En las presentaciones de negocios se suele abusar de las listas de viñetas. Si eres lector regular de este blog, ya sabes cómo comunicar de manera más original y visual y cómo decir adiós a las listas interminables. No obstante, si decides incluir bullet points, limítalos a tres o cuatro por diapositiva y sepáralos con una o dos líneas en blanco para «trocear» la información (lo que se conoce como chunking en inglés). Así facilitarás a la audiencia el esfuerzo de asimilar lo que dices. Por supuesto, evita las subviñetas y las ideas de segundo nivel; y si sientes que no es posible, quizá sea mejor que las lleves a una diapositiva nueva.

Quinta Superlección: Reduce al máximo las cifras
Distínguete del resto y no proyectes tablas llenas de celdas y números que a duras penas pueden distinguirse. A menudo, donde mejor se verán tus complejas tablas de Excel serán sobre el papel o en la pantalla del ordenador de cada participante en la reunión. Prueba a enviar toda esa información en formato .pdf o .xls y reserva sólo lo esencial para tus diapositivas. Si tu presentación da paso a un coloquio, siempre puedes abrir tu hoja de cálculo y mostrarla en la pantalla, pero no intentes encajarla en una diapositiva de PowerPoint.

Sexta Superlección: Destaca la información importante
No todo lo que aparece en tu diapositiva es igual de importante. Como regla general, identifica la idea o el dato principal de la diapositiva y destácalo aplicando algún principio de diseño gráfico (un color que resalte o un tamaño mayor, por ejemplo). Además, para que tus diapositivas comuniquen bien, debes procurar siempre un buen contraste entre el fondo y los textos y elementos gráficos.

Séptima Superlección: Alinea los elementos
Una diapositiva en que los elementos parezcan dispuestos de cualquier manera resultará desordenada y poco atractiva. Cada elemento de la diapositiva debe estar alineado, como poco, con otro elemento. Para aumentar el atractivo de tus diapositivas, acostúmbrate a utilizar rejillas con las que alinear sus elementos. Las rejillas te permitirán saber siempre qué espacio ocupa cada elemento y dónde se sitúa en relación con los demás. Te aseguro que este es uno de esos secretos que harán que tus diapositivas de PowerPoint parezcan diseñadas por un profesional. Pruébalo y verás.

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¿Cuál es tu truco de diseño favorito para que tus diapositivas se vean claras y elegantes?

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Presentar con la ayuda de diapositivas vuelve explícitas tus ideas y proporciona a la audiencia una estructura con la que seguir el desarrollo lógico de tu exposición. Si ya eres un orador veterano y con carisma, usarlas no te perjudicará. Para el resto de nosotros, usar diapositivas elegantes y de factura profesional aumentará nuestra credibilidad. Sigue estos tres consejos la próxima vez que te sientes al ordenador a crear una presentación de diapositivas.

1No combines imágenes y mucho texto en una misma diapositiva
Una diapositiva debe contener poco texto o imágenes y poco texto, pero no imágenes con mucho texto. No sobrecargues tus diapositivas con información de distinta naturaleza. Cada elemento de la diapositiva será un estímulo que competirá por la atención y la capacidad de comprensión del espectador. No olvides la «regla zen» sobre la que insisto en nuestros cursos de creación de presentaciones: menos es más. Y no me canso de insistir porque funciona. (En nuestros libros y cursos denominamos a este concepto Fluencia Cognitiva, y es el secreto de toda buena presentación con diapositivas).

2Usa pocas viñetas (bullet points) y sepáralas generosamente
En las presentaciones de negocios se usa (y hasta se abusa con frecuencia) de las listas de viñetas. Si sigues este blog ya sabrás como decir adiós a las listas interminables para empezar a comunicar de manera más original y visual. No obstante, si decides presentar tus ideas punto por punto, incluye un máximo de tres o cuatro viñetas por diapositiva y sepáralas con una o dos líneas en blanco para «trocear» la información. Esto, que se conoce por chunking en inglés, facilita a la audiencia el esfuerzo intelectual de asimilar lo que dices. Colocar las viñetas muy apretadas, una a continuación de la otra, transmite pesadez, densidad y complejidad. ¡Casi me olvidaba! Evita las subviñetas o ideas de segundo nivel; si una diapositiva tiene varias, quizá sea mejor que las lleves a una nueva.

3Sé conciso y escribe frases cortas
Si haces bien tu papel, tú debes ser el foco de atención y quien transmita el contenido a la audiencia. El texto de las diapositivas simplemente ilustrará la estructura de tu exposición y servirá como recordatorio cuando tus oyentes repasen las diapositivas o sus apuntes más adelante. Conviene que te acostumbres a escribir frases cortas o mensajes compuestos de palabras clave, y a sincronizar tus palabras con el texto que aparece en pantalla en el mismo momento en que lo hace. Por ejemplo, si dices «Nuestro mercado principal son los pensionistas», puedes mostrar en pantalla simultáneamente una viñeta que diga «Mercado principal = pensionistas». Desde luego, presentar de esta manera te obliga a conocer muy bien tu contenido y a no vacilar al exponerlo. Puedes desoír este consejo hasta que hayas ganado confianza. En nuestros cursos de Exposición me refiero a la pantalla como al «burladero» donde el presentador inseguro busca refugiarse y eludir la mirada del público. Leer de la pantalla hace imposible establecer contacto visual con los espectadores, pero tranquiliza si te sientes como un manojo de nervios. En semejante trance, también a tu audiencia puede resultarle más fácil e informativo leer tus diapositivas. Hace unos meses recomendé cuatro libros para expresarse correctamente en español que a mí me ayudaron a redactar mejor; espero que ti también.

[Aprende a presentar tus ideas con diapositivas de diseño atractivo y eficaz en nuestro curso Diseño Excellence. ]

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En tu opinión, ¿qué rasgos caracterizan a las malas diapositivas?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada  para este artículo con elementos de Freepik ]

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Si dices a todo el mundo que odias las listas de viñetas, ¿por qué luego las sigues utilizando en tus diapositivas? Digas lo que digas, aún sigues adorándolas. Confiésalo: te une a ellas una relación amor/odio. Resulta muy fácil caer en las garras del destructor monstruo Viñetrón.

 

 

Utiliza la Diapositiva Universal

Este patrón de diapositiva totalmente adaptable a cualquier circunstancia te permitirá triunfar en todas tus presentaciones. Todos los elementos son opcionales. Una diapositiva sólo necesita o bien el mensaje o bien la imagen. A partir de ahí, puedes añadir elementos en  función de las circunstancias.

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El atractivo visual de una presentación influye poderosamente en su capacidad persuasiva. Las diapositivas fáciles de procesar generan más sentimientos positivos y mayor acuerdo. Crea diseños visualmente sencillos para triunfar en tus presentaciones.

Sigue leyendo en El Superhéroe de las Presentaciones.

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¿De qué manera has superado tú las listas de viñetas?

[Créditos: Mariachis, de Shutterstock.]

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Si leíste la entrada sobre la batalla épica que nuestro superhéroe de las presentaciones libró contra el destructor monstruo Viñetrón, te habrás identificado con nuestra adoración hacia las listas de viñetas. Para mí, una diapositiva con listas de viñetas evidencia PEREZA INTELECTUAL por parte del ponente. Usas listas de viñetas cuando no te detienes a pensar. Y recuerda que para hablar bien en público antes hay que pensar bien en privado.

SI NO USO LISTAS DE VIÑETAS, ¿QUÉ USO?

En entradas anteriores he explorado diferentes estrategias para ayudarte a erradicar las listas de viñetas de tus presentaciones:

• El enmascaramiento creativo
• La segmentación del contenido
• Las tablas

En esta entrada te presento otra más: el uso de diagramas.

COMUNICA TU MENSAJE CON DIAGRAMAS Y DI ADIÓS A LAS VIÑETAS

Usa diagramas para expresar visualmente de forma compacta relaciones complejas entre los elementos de información. Los diagramas te ayudan a plasmar conceptos abstractos mediante formas geométricas: círculos, cuadrados, líneas, triángulos, flechas, etc. Contienen dos tipos de información:

1. Estructural: relaciones entre los elementos.
2. Funcional: descripciones textuales de esos elementos.

Un diagrama bien diseñado permite comprender la esencia del mensaje de la diapositiva sin necesidad de leer texto. Por su lado, el texto sirve para explicar en detalle la función de cada bloque del diagrama.

Por ejemplo, si quieres hablar de opciones a favor o en contra, no te limites a listar viñetas en dos columnas tituladas “A favor” y “En contra”. Utiliza un diagrama que sin necesidad de leer el texto confiera el sentido de opciones en pugna.Si quieres explicar que varios factores están convergiendo para originar una nueva situación, no uses listas de viñetas para listar y explicar esos factores. Utiliza un diagrama que represente a esos factores convergiendo hacia un punto central.Si quieres informar de cómo se ha desarrollado un proceso de selección de ideas de entre un conjunto de candidatos iniciales hasta llegar a una idea ganadora, no uses listas de viñetas. Usa un diagrama que de un solo vistazo ya comunique la idea de filtrado según diferentes criterios, como el de la figura.En definitiva, si la idea que quieres comunicar con tu diapositiva puede capturarse en un diagrama que ilustre las relaciones entre las partes, no uses viñetas. Existen infinitas posibilidades a tu disposición. El límite sólo lo impone tu imaginación. Piensa antes de hablar.

¿DÓNDE PUEDO ENCONTRAR DIAGRAMAS DE EJEMPLO?

Si utilizas PowerPoint, un buen punto de partida es insertar un gráfico SmartArt y a partir de él adaptarlo a lo que necesitas. Por supuesto, aunque muy bien provista, la galería de gráficos SmartArt de Microsoft no es exhaustiva ni demasiado glamurosa. Puedes encontrar proveedores que venden cientos e incluso miles de diagramas con un diseño fantástico, como los siguientes:

• Free PowerPoint Templates
• SlideModel
• Slideshop
• Duarte

Diferénciate del resto de ponentes. ¡Sustituye tus viñetas por diagramas!

[¿Quieres aprender a sustituir las ineficaces listas de viñetas por alternativas que informan e iluminan? Apúntate a nuestro próximo curso sobre Diseño de presentaciones. Será la semana que viene. ¡Aún estás a tiempo!]

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¿Por qué otros elementos reemplazas las listas de viñetas?

[Créditos: Set of diagrams and infographics elements de Shutterstock.] viñetas #presentaciones

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Las listas de viñetas no funcionan. Te lo repito: ¡Las listas de viñetas no funcionan! ¿Que no me has oído bien? Te lo repito un poco más alto:

¡¡¡LAS LISTAS DE VIÑETAS NO FUNCIONAN!!!

Que no, que no sirven para crear diapositivas para presentaciones. Son de hecho la peor forma posible de comunicar. Existen numerosas evidencias científicas que nos explican que resulta una mala idea llenar diapositivas con listas de viñetas para luego leerlas. Y si tu jefe no te deja prescindir de ellas, aquí tienes unos cuantos argumentos para convencerlo.

Seguro que aborreces las presentaciones con diapositivas llenas de listas de viñetas, ¿a que sí? La cuestión es: si no funcionan contigo, ¿qué te hace creer que cuando tú las utilizas funcionarán con los demás? A pesar de ser odiosas e ineficientes, las adoramos porque con listas de viñetas:

1. No te quedas en blanco.
2. No te olvidas de ningún punto importante.
3. Te sientes seguro en otros idiomas.
4. No quedas como un vago.
5. No tienes que esforzarte.
6. Matas dos pájaros de un tiro: presentación para pantalla y documento para repartir.
7. Puedes reutilizar material de otras diapositivas tuyas o de cualquiera.
8. No tienes que pensar.
9. No tienes que saber de diseño.
10. No destacas al hacer lo que todos.
11. No te arriesgas al adoptar el esquema ampliamente aceptado.
12. Haces lo que todo el mundo.

Las listas son para la compra del supermercado, no para expresar ideas.

CUENTA TUS IDEAS VISUALMENTE

Te proponemos que sustituyas tus viejas listas de viñetas por imágenes:

1Las FOTOGRAFÍAS cautivan a la audiencia

Definen el contexto, introducen ideas abstractas, evocan emociones, presentan evidencias, dan un respiro a la audiencia. Si incluyes fotos, que sean de calidad profesional. Huye de los clichés y del clipart como de la peste. Y no olvides usar un tamaño que permita una fácil comprensión.

2Los DIAGRAMAS plasman conceptos abstractos mediante formas geométricas

Círculos, cuadrados, líneas, triángulos, flechas, etc. Un diagrama bien diseñado permite comprender la esencia del mensaje de la diapositiva sin necesidad de leer texto. Por su lado el texto sirve para explicar en detalle la función de cada bloque del diagrama.

3Los GRÁFICOS cuentan la historia enterrada bajo los datos

Comunican información cuantitativa de forma compacta y visual. No cualquier gráfico sirve para mostrar la información. Cuídate de elegir el gráfico adecuado en función de la relación a mostrar entre los datos.

Sigue leyendo en El Superhéroe de las Presentaciones.

[¿Necesitas ayuda para superar las listas de viñetas? Apúntate a nuestro próximo curso de Diseño de Presentaciones con Impacto.]

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