Si quieres comprender lo que el pintor surrealista belga René Magritte pretendía expresar con la enigmática frase “esto no es una pipa”, nada te ayudará tanto como una imagen de su famoso cuadro de la pipa de su serie sobre La Traición de las Imágenes. En la imagen de cabecera he incluido una recreación moderna con PowerPoint, aunque por supuesto te animo a buscar el original en Internet.

LAS IMÁGENES ILUSTRATIVAS

Una imagen que ayuda a entender un concepto es lo que llamo una imagen ilustrativa. Sin la imagen, el mensaje se resiente, porque costará visualizarlo, será difícil que la audiencia se lo represente en su imaginación. Se me vienen a la cabeza miles de ejemplos: un gráfico de datos para acompañar una afirmación sobre tu negocio, un diagrama de bloques de un mecanismo complejo, un plano para llegar a un destino, una fotografía para identificar a una persona, un vídeo para explicar un proceso, …

Si alguna vez charlando con un amigo has sentido la necesidad de dibujar un esquema en una servilleta o de enseñarle una foto o incluso un vídeo en tu smartphone, entonces, con toda probabilidad, estabas usando una imagen ilustrativa para hacerte comprender, para ilustrar tus palabras, para darles luz en la imaginación de tu interlocutor, para que se le encienda la bombilla.

¿Lo visualizas? Las imágenes ilustrativas dan asas a tus ideas para que la audiencia pueda aprehenderlas y hacerlas suyas.

LAS IMÁGENES DECORATIVAS

Pero no siempre usarás imágenes o vídeos con este fin. En presentaciones también se ven a menudo imágenes decorativas: persiguen un efecto estético. No aportan valor al mensaje, no lo explicitan, no ayudan a aprehenderlo. ¿Son inútiles entonces? ¡No! Ayudan a crear una diapositiva armoniosa y atractiva, confieren emoción y personalidad a tu presentación, transmiten más allá de las palabras un manifiesto subliminal sobre tu estilo y tu profesionalidad.

Ahora bien, para decorar una diapositiva lo mismo sirve una imagen que otra cualquiera, siempre que guarde al menos una tenue conexión con el contenido del mensaje, que pegue. Eso sí, evita distraer con tus imágenes decorativas del mensaje central de la diapositiva a la que acompañan.

Dicho lo cual, podría parecer que decorar no es más que poner fotos, así sin más, allí donde quede hueco, por aquello de no dejar espacios vacíos en la diapositiva porque entonces quedaría muy sosa. ¡Ay, si fuera tan sencillo! Elegir bien fotos de calidad, buscando una coherencia temática y cromática entre todas ellas, equilibrar la tipografía del texto con la imagen, utilizar una plantilla consistente, en fin, esos pequeños detalles son los que confieren a una presentación un aspecto profesional que despierta la admiración. Y claro, ese nivel de profesionalidad solo está al alcance de los profesionales del diseño.

¿ILUSTRAS O DECORAS?

¿Significa esta última reflexión que no debes decorar? Al contrario. Simplemente es una advertencia: decorar resulta más difícil de lo que parece a simple vista (como casi todo en la vida). Cuando te pones a ello, te darás cuenta de que tu resultado final pues va a ser que no te queda tan bien.

Además, acompañar cada diapositiva de una o más imágenes decorativas puede incluso volverse en contra de tu mensaje: las imágenes decorativas con su concreción inevitablemente añaden ruido e invitan a la distracción. Sé cauto. A menudo, muy a menudo, es más eficiente que estimules la imaginación de la audiencia con tus palabras que con una imagen concreta, por bonita que sea, en especial cuando no queda del todo clara la relación con el concepto decorado o cuando evocan significados muy variados y alejados del concepto original. No pretendas acompañar cada diapositiva de una fotografía cuando una palabra ya evoca perfectamente el concepto a transmitir.

¿Y cómo saber si una imagen es ilustrativa o decorativa? Bien sencillo. Si eliminas una imagen ilustrativa, la audiencia no entenderá el concepto o lo hará a duras penas. Si eliminas una imagen decorativa, el mensaje no sufrirá, pero el diseño sí.

Las imágenes ilustrativas encienden bombillas, las imágenes decorativas embellecen la presentación. Las ilustrativas se centran en el mensaje, las decorativas, en la estética. No puedes prescindir de las primeras si quieres que tu presentación se entienda, ni de las segundas si quieres que tu presentación emocione.

Ilustra, decora, haz lo que debas, … sabiendo bien lo que haces.

DIÁLOGO ABIERTO

¿Cómo usas las imágenes en tus presentaciones? ¿Ilustras o decoras? ¿O las dos? ¿O ninguna? ¡Cuéntanos qué haces!

[Créditos: Imagen de la pipa descargada de https://thenounproject.com/keueo/]

 

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Jeff Bezos, el presidente y creador del gigante del comercio electrónico Amazon, ha prohibido las presentaciones PowerPoint en su empresa. Quizá tú también hayas leído la noticia en los periódicos. Fue muy popular a finales del pasado mes de mayo.

Un periodista de La Vanguardia tuvo la amabilidad de llamar a El Arte de Presentar para recabar nuestra opinión acerca de la polémica cuestión. ¿Realmente PowerPoint es una tan perjudicial para la comunicación que es necesario prohibirlo? A lo largo de la entrevista no dudé en reivindicar PowerPoint como una herramienta de comunicación extraordinaria… cuando se usa bien. Pulsa el enlace para leer la entrevista completa: «¿Tiene el PowerPoint los días contados?».

Durante la conversación telefónica que mantuvimos —y conociendo que a los periodistas les ayuda mucho que les expliques tus ideas de forma directa y concisa, casi hablando en forma de titulares— repasé ideas fundamentales para comunicar eficazmente con este programa, entre ellas:

El problema no está en la herramienta, sino en el uso que se hace de ella

El pintor que pintó mi casa utilizó un rodillo. Para pintar paredes y techos, el rodillo es la herramienta adecuada. Nadie lo usaría para pintar un retrato o un bodegón. Con PowerPoint ocurre lo mismo: no es la herramienta adecuada para mostrar páginas llenas de párrafos y números en una pantalla.

Muchos profesionales usan PowerPoint si haber recibido nunca la formación adecuada para crear y exponer presentaciones con su ayuda

Todo lo que necesitas aprender está en el catálogo de cursos de El Arte de Presentar.

PowerPoint nos ha hecho perezosos

Es un hecho que la mayoría de las personas que usan PowerPoint se apoyan en él como si de una muleta se tratase. En lugar de aprender y memorizar el contenido de tu exposición, es más cómodo proyectarlo y leerlo de la pantalla. Todos conocemos qué resultados produce esta práctica tan común.

Encontrarás todos los detalles de la noticia, otros puntos de vista, y más consejos para comunicadores en el texto de la entrevista completa: «¿Tiene el PowerPoint los días contados?». Si quieres comentar y compartir tu opinión, ¡adelante!

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¿Crees que PowerPoint tiene los días contados?

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Cuando creas una nueva presentación, una de las primeras preguntas que deberías hacerte es:

¿Cuál es mi mensaje principal?

Y no es fácil resumirlo en una sola frase. Atendiendo a la respuesta que te des, tus presentaciones pueden clasificarse en dos grandes grupos:

• Informativas: Explican algo: cómo funciona un proceso, por qué ha ocurrido una incidencia, quién ha sido el responsable, etc.
• Persuasivas: Recomiendan algo: qué decisión debe tomarse, cómo alcanzar un objetivo, qué resultados producirá tu solución, etc.

Como ves, las informativas están centradas en el pasado. Las persuasivas, en el futuro.

1INFORMATIVAS

Las presentaciones informativas son aquellas que estudian el pasado. Buscan saber qué ha ocurrido, comprenderlo, analizarlo y explicárselo a la audiencia.

Es muy importante que tengas claro para qué necesita la audiencia esta información. ¿De qué manera la utilizará? ¿Qué utilidad le reportará? ¿Qué resultados obtendrá gracias a ella? ¿Qué problemas puede ocasionarle desconocerla?

Si no eres capaz de hacer ver a la audiencia la importancia de esta información para aumentar su placer o aliviar su dolor, desconectará rápidamente.

Estas presentaciones suelen contener muchos datos. Resulta crucial dominar técnicas de visualización de información para contar gráficamente la historia sepultada bajo los grandes volúmenes de datos. Si la audiencia no entiende el mensaje escondido entre los datos, no sabrá qué hacer con la información.

2PERSUASIVAS

Las presentaciones persuasivas buscan convertir la información en acción. Pretenden escribir el futuro. No existen presentaciones meramente informativas porque siempre esperas que la audiencia haga algo después de tu charla. Y si ni tú ni tu audiencia esperáis hacer nada, ¿para qué molestaros?

Antes de empezar una presentación, antes de abrir el PowerPoint, antes de dibujar la primera idea, plantéate:

¿Qué acción deseo inspirar en la audiencia?

Imagínate que se te aparece el genio de la lámpara y te concede un deseo:

«Pídeme cualquier cosa que te gustaría que hiciera la audiencia tras tu presentación y así sucederá».

Si no se te ocurre qué pedirle, ahórrate el dolor de la presentación y mándale a la audiencia por email un PDF con la información. No desperdicies preciosas horas-persona en reuniones que bien podrían haberse evitado con un email.

[¿Quieres aprender a diseñar mejor tus diapositivas en función de si buscan informar o persuadir? Apúntate a nuestro próximo curso público sobre Cómo diseñar diapositivas de alto impacto.]

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¿Qué haces diferente en una presentación persuasiva con respecto a una informativa?

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Si te has decidido a crear unas diapositivas de PowerPoint para ayudarte a comunicar mejor en tu próxima presentación, te planteo un reto: asume que a tus diapositivas les sobran algunos kilos. Me refiero a kilos de información, claro. Aunque la presentación te parezca satisfactoria, ponla a régimen. Sométela a una estricta dieta de diseño claro y conciso que reduzca el número de diapositivas, que adelgace su contenido, y que las estilice.

Y sabes que usar diapositivas para presentar no es en absoluto imprescindible. Como repetimos en nuestros cursos: «Powerpoint es un apoyo para tu audiencia, no una muleta para ti». Es evidente que hay ideas que se transmiten mucho mejor con un buen diagrama, unas buenas fotografías, o un vídeo bien escogido. La mayoría de los profesionales con los que trabajamos, sin embargo, convierten las diapositivas de PowerPoint en el centro de su presentación. Tanto es así, que gran parte de nuestro trabajo consiste en desmontar esa creencia y en hacer que recuperen la confianza en sus propias capacidades como comunicadores, fundamentalmente, en el poder de la palabra y del cuerpo.

¿Cuál es el problema de la mayoría de presentaciones de PowerPoint que se ven en salas de reuniones? Que resultan demasiado densas y no facilitan la transmisión de información ni la toma de decisiones. Suelen ser presentaciones de diapositivas llenas de párrafos, de diagramas desgarbados confeccionados a mano, y de tablas numéricas sin ningún atractivo. Carecen del aspecto que les ayudaría a cumplir con su función.

En El Arte de Presentar utilizamos el término «fluencia cognitiva» para referirnos al grado de esfuerzo intelectual necesario para comprender una diapositiva. Como bien puedes suponer, suele ser necesario esforzarse para comprender las que se ven habitualmente. Desde el punto de vista cognitivo, fluyen poco o muy poco, y eso no te conviene. De hecho, te perjudica. Como ya hemos explicado en este blog, las diapositivas que comunican bien aplican principios de diseño que aumentan su fluencia cognitiva y reducen el esfuerzo de compresión.

Como sé que a todos nos gustan las listas de consejos prácticos y fáciles, hace unas semanas publiqué un Curso exprés de presentaciones en cinco Superlecciones. Hoy retomo la misma idea y te ofrezco este Curso exprés en siete Superlecciones para crear diapositivas de Powerpoint. ¡Empezamos!

Primera Superlección: Reduce el número de diapositivas
Recuerda cómo comencé este artículo: tienes que poner tu presentación a dieta. Seguro que has preparado más diapositivas de las necesarias. Si dispones de media hora para exponer, ¿de verdad crees que podrás presentar cuarenta diapositivas? Recuerda que se trata de una reunión de trabajo. Tu audiencia te interrumpirá con preguntas en cualquier momento o esperará que dirijas un coloquio al final. No se espera que monopolices la reunión. Acéptalo. Una buena recomendación es preparar material para el 80%. Sé generoso con tu audiencia y reserva una buena porción de tiempo para ella.

Segunda Superlección: Reduce la cantidad de información
Recuerda la máxima zen del diseño de diapositivas: Menos es más. Las diapositivas complejas son difíciles de comprender. Como regla general, la dieta de adelgazamiento de tus diapositivas consistirá en retirar elementos en lugar de añadirlos. Si sospechas que una diapositiva puede haberte quedado demasiado cargada, probablemente tengas razón. ¡Ponla a dieta y quítale unos kilitos!

Tercera Superlección: Reduce al máximo los textos
Tus espectadores no esperan que les leas las diapositivas ni que se las hagas leer en silencio. Por tanto, ahórrate párrafos y frases largas. Acostúmbrate a proyectar palabras clave y mensajes cortos. Y si es necesario que tu audiencia tenga esos textos tan importantes que habías redactado, prepara un documento en formato .doc o .pdf y entrégaselo durante tu presentación o cuando hayas terminado. De este modo tus diapositivas comunicarán mejor y no crearán rechazo. Y tu audiencia centrará la atención en ti, que es donde debe estar.

Cuarta Superlección: Usa pocos bullet points (viñetas)
En las presentaciones de negocios se suele abusar de las listas de viñetas. Si eres lector regular de este blog, ya sabes cómo comunicar de manera más original y visual y cómo decir adiós a las listas interminables. No obstante, si decides incluir bullet points, limítalos a tres o cuatro por diapositiva y sepáralos con una o dos líneas en blanco para «trocear» la información (lo que se conoce como chunking en inglés). Así facilitarás a la audiencia el esfuerzo de asimilar lo que dices. Por supuesto, evita las subviñetas y las ideas de segundo nivel; y si sientes que no es posible, quizá sea mejor que las lleves a una diapositiva nueva.

Quinta Superlección: Reduce al máximo las cifras
Distínguete del resto y no proyectes tablas llenas de celdas y números que a duras penas pueden distinguirse. A menudo, donde mejor se verán tus complejas tablas de Excel serán sobre el papel o en la pantalla del ordenador de cada participante en la reunión. Prueba a enviar toda esa información en formato .pdf o .xls y reserva sólo lo esencial para tus diapositivas. Si tu presentación da paso a un coloquio, siempre puedes abrir tu hoja de cálculo y mostrarla en la pantalla, pero no intentes encajarla en una diapositiva de PowerPoint.

Sexta Superlección: Destaca la información importante
No todo lo que aparece en tu diapositiva es igual de importante. Como regla general, identifica la idea o el dato principal de la diapositiva y destácalo aplicando algún principio de diseño gráfico (un color que resalte o un tamaño mayor, por ejemplo). Además, para que tus diapositivas comuniquen bien, debes procurar siempre un buen contraste entre el fondo y los textos y elementos gráficos.

Séptima Superlección: Alinea los elementos
Una diapositiva en que los elementos parezcan dispuestos de cualquier manera resultará desordenada y poco atractiva. Cada elemento de la diapositiva debe estar alineado, como poco, con otro elemento. Para aumentar el atractivo de tus diapositivas, acostúmbrate a utilizar rejillas con las que alinear sus elementos. Las rejillas te permitirán saber siempre qué espacio ocupa cada elemento y dónde se sitúa en relación con los demás. Te aseguro que este es uno de esos secretos que harán que tus diapositivas de PowerPoint parezcan diseñadas por un profesional. Pruébalo y verás.

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¿Cuál es tu truco de diseño favorito para que tus diapositivas se vean claras y elegantes?

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Cuando visitamos a nuestros clientes de Agencia, nos suelen confesar que las plantillas corporativas no son santos de su devoción. Vamos, que las detestan. Al usar la plantilla de su empresa muchos empleados se sienten encerrados en un corsé para la imaginación. Cuando ves las plantillas que les obligan a usar entiendes su malestar. Después de muchos años visitando empresas, estos son los cinco errores más frecuentes que nos hemos encontrado.

1Tamaño de letra demasiado pequeño

No nos engañemos. En muchas empresas las plantillas en PowerPoint no están pensadas para crear contenido altamente visual para proyectar ante una audiencia sino para crear documentos para imprimir o para leer en tu pantalla. Por este motivo, la letra de títulos y del cuerpo todavía suele verse pequeña, demasiado pequeña. ¡El texto debe leerse más allá de la quinta fila!

Los creadores de las plantillas necesitan evitar pensar en ellas como en documentos de papel y más como recursos gráficos para ayudar a los ponentes a contar sus ideas, no a leerlas desde la pantalla delante de la audiencia. Una presentación no es un documento.

Y si el objetivo es poder crear presentaciones tanto para imprimir como para pantalla, entonces te animo a que conozcas la Diapositiva Universal: pensada para ambos medios, sin más que un ligero cambio.

2Poco contraste entre fondo y texto

Una vez más se olvida que las diapositivas son para proyectar en una pantalla. Resulta crucial que exista un buen contraste entre el fondo y el texto. Suele ser una pésima idea utilizar imágenes como fondo para todas las diapositivas. A menudo arruinan el contraste y además la audiencia se cansa rápidamente de ver la misma imagen como fondo una y otra vez. En ocasiones se usan degradados como fondo, que consiguen un buen contraste en algunas zonas, pero malo, en otras.

Lo más recomendable es utilizar fondos con colores planos. Si las diapositivas se van a imprimir, entonces opta por el color blanco o uno muy claro. ¡Ahorrarás mucho tóner! Y si eliges fondo oscuro, asegúrate de que el contraste es bueno en toda la diapositiva, en cualquier tipo de cañón de proyección y en monitores de TV.

3Poco espacio útil

Algunas plantillas tienen tantos elementos accesorios, que no queda espacio para el contenido. Meten de todo: uno o varios logos, cabeceras, pies, barras laterales, fotos de adorno, qué sé yo. Y cuando el pobre empleado quiere meter su contenido, ¡ya no hay hueco!

Volvemos de nuevo al pensamiento limitante de la presentación como documento. A ver. Una cosa son las diapositivas para imprimir o enviar por email: una vez distribuidas, les pierdes la pista. Las podrán copiar, repartir, diseminar o vaya usted a saber qué. Otra película completamente diferente son las diapositivas proyectadas en la pantalla. Párate a reflexionarlo. En estas diapositivas para pantalla, ¿realmente son necesarias las exenciones legales, los avisos de copyright, la sopa de logos, el número de diapositiva, la fecha, etc.?

Antes de incluir o no un elemento, nada como pararse a pensar: ¿le resulta útil a la audiencia? ¿No? ¡Pues no se pone!

4Tamaños de archivo gigantescos

Algunas plantillas incluyen tantas fotos de fondo y elementos similares que alcanzan tamaños mastodónticos. Una presentación en blanco con una plantilla muy pesada puede llegar a los 20 ó 30 megas ¡sin haber creado aún ni la primera diapo! Si pasa de 1 MB, ¡se ha pasado!

Para evitar sobrecargar los discos duros de los empleados y desbordar sus canales de comunicación, nada como una plantilla ligera, con fotos del tamaño adecuado a la resolución máxima de pantalla, sin excesivas parafernalias.

5Temas estándar de Office, en lugar de personalizados

Aunque parezca mentira, son muy pocas las empresas en las que nos hemos encontrado una plantilla que adapta el Tema de Office a la tipografía y colores corporativos. Personalizar los Temas resulta clave para poder utilizar la paleta de colores y la tipografía corporativas no ya en todas las presentaciones en PowerPoint, sino en todos los documentos de Office: Excel, Word, Access, Outlook, etc.

Antes de crear el Patrón de diapositivas, es necesario personalizar el Tema: colores, fuentes, efectos de formas y estilos de fondo.

¿Necesitas aprender a crear plantillas para ti o para tu empresa? Apúntate a nuestro curso público Superpoderes del PowerPoint.

 

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¿Qué opinión te merecen las plantillas corporativas que ves habitualmente?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada para este artículo con elementos de freepik]

 

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